Die Lösungsentwickler - CONSILIO GmbH

Multi-Backend-Szenario mit Central Procurement abbilden

Im Zuge der SRM-Ablösung stellt SAP ein neues und verbessertes Produkt für zentralisierte Einkaufsprozesse zur Verfügung.

Mit Central Procurement können Unternehmen verschiedene Backend-Systeme (On Premise und Cloud) mit einem zentralen S/4HANA Hub System verbinden und spezielle Funktionen zur zentralen Verarbeitung von Einkaufsbelegen nutzen.

Mit SAP SRM wurde der Zentraleinkauf über ein eigenes Satellitensystem mit zum Teil aufwendiger Replikationslogik abgebildet. Mit Central Procurement bietet SAP eine schlankere Architektur, bei der Stammdaten und Business Logik in den Backend-Systemen verbleiben. Spezielle Fiori-Apps im Central Procurement Hub System triggern die manuelle oder automatische Anlage und Änderung der Belege unmittelbar in den Backend-Systemen. Dies ermöglicht zentrale Steuerung und Bündelung von Einkaufsvolumina und bei reduziertem
Einführungsaufwand.

Central Procurement Funktionalitäten

Das zentrale Bedarfsmanagement ermöglicht die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse und deckt dabei unterschiedliche Szenarien ab:

  • Die zentralen Bestellanforderungen bietet vereinfachtes “One-Stop-Shopping” mit vorbelegten Stammdaten für alle Mitarbeiter
  • Die Mitarbeiter können den Status ihrer eigenen Bestellanforderungen verfolgen und mit wenigen Klicks den Erhalt der Waren bestätigen
  • Bestellanforderungen aus verschiedenen Backends können zentral verarbeitet werden
  • Flexible Workflows ermöglichen die zentrale Genehmigung von Bedarfen
  • Vorsysteme wie beispielsweise Ariba Guided Buying für den Katalog-Einkauf können integriert werden

Der Ansatz des “zentralen Shopping Carts” aus dem SAP SRM wurde hier konsequent weiterentwickelt und bietet den SAP-Kunden zahlreiche Möglichkeiten zur Abbildung ihres individuellen Beschaffungsszenarios.

Mit der App „Bestellanforderungen zentral verwalten“ bietet das Central Procurement Hub dem Einkäufer einen zentralen Zugriffspunkt auf alle Bedarfe der angeschlossenen Systeme sowie deren Folgebelege:

  • Zentrale Bearbeitung von Bestellanforderungen und Bestellungen der angeschlossenen Systeme
  • Zentrale Bezugsquellenzuordnung für die Backend-Belege
  • Anstoßen der Erstellung von Folgebelegen wie Bestellung, Ausschreibung und Kontrakt

Es gilt zu beachten, dass diese Aktionen in der App des Central Purchasing direkt die Änderung des Backends anstoßen. Die Banf in der Fiori App ist nur als „Proxy-Bestellanforderung“ zu verstehen, die ohne Beleg-Replikation in das Hub-System funktioniert.

Über die zentrale Bezugsquellenfindung lassen sich Bedarfe aus den angeschlossenen Systemen bündeln und in Form von Ausschreibungen an die Bieter übermitteln:

  • Anlegen von Ausschreibungen beispielsweise als Folgebeleg zu Bestellanforderungen
  • Bündeln von Volumina aus unterschiedlichen Systemen, um sie zentral zu verhandeln
  • Interne Verarbeitung der Angebote oder direkte Interaktion mit den Lieferanten über Ariba Sourcing
  • Anstoßen der Folgebelege wie Bestellung oder Kontrakt

Im Vergleich zum Central Purchasing werden die Central Sourcing Belege nur im Central Procurement Hub angelegt. Beim „Internal Sourcing Request“ (RQ) werden die Angebote eingegeben. Der „External Sourcing Request“ (RE) bildet die Schnittstelle zu Ariba oder anderen externen Plattformen.

Über die zentrale Kontraktverwaltung können zentral verhandelte Einkaufskontrakte an die Backendsysteme verteilt und Volumina aufgeschlüsselt werden.

  • Beim Anlegen von Zentralkontrakten können Verteilungsdetails auf Kopf- und Positionsebene festgelegt werden
  • Der genehmigte Zentralkontrakt wird an die Backend-Systeme verteilt und stößt dort die Erstellung von lokalen Einkaufskontrakten an
  • Mit „Kontrakthierarchien“ führt die SAP eine weitere Ebene zur Gruppierung von Buchungskreisen ein
  • Die in den Backendsystemen erstellten Abrufbestellungen werden in das Central Procurement Hub eingespielt, sodass die Kontraktausschöpfung zentral überwacht werden kann

Das Modul „Central Contracts“ bietet weitere Funktionalitäten wie beispielsweise eine Massenänderungs-Funktion, zentrale Konditionen oder Commodity Pricing. Auf diese Weise lassen sich die Bündelungspotenziale zentral verhandelter Verträge effizient im Unternehmen umsetzen.

Unternehmen mit global aufgestellter Finanzbuchhaltung streben nach einer einheitlichen Struktur und Kontrolle über die lokalen Abrechnungsprozesse aller Werke und Buchungskreise. Dies vereinfacht Geschäftsprozesse und erhöht die Rentabilität.  

Hauptfunktionen der zentralen Rechnungsverwaltung sind:  

  • Zentrales Management aller Backend Lieferanten-Rechnungen 
  • Drill-down und Editieren der Backend-Belege 
  • Integration Ariba Supplier Network (beispielsweise automatische Rechnungserstellung und Prüfung) 

SAP Central Procurement deckt damit den vollen Purchase-to-Pay Prozess in einem Multi-Backend-Szenario ab.  

Stefan Oberlik - CONSILIO GmbH

Mit SAP S/4HANA Central Procurement lassen sich zentrale Einkaufsprozesse flexibel an verschiedene Backend-Systeme anbinden. Die schlanke Architektur des Central Procurement Hub Szenarios bietet spezielle Apps für den Zentraleinkauf und basiert auf dem Prinzip des führenden Backend-Belegs. Der Vorteil dabei liegt klar auf der Hand: Im Vergleich zu SRM läuft Central Procurement weitgehend ohne komplexe Datenreplikation und ist in bestehende S/4HANA Sourcing & Procurement Funktionalitäten integriert.

Stefan Oberlik, Managing Consultant Digital ProcurementCONSILIO GmbH

Ihre Vorteile

  • Nutzung einer Plattform zur Zentralisierung aller Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
  • Integrationen zu SAP Ariba, SAP ERP und SAP S/4HANA Systemen werden möglich
  • Volle Transparenz über alle Einkaufsprozesse
  • Zentraler Workflow für Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
  • Plattform zur zentralen Steuerung aller Backend-Systeme
  • Eine Kombination von SAP und Non SAP-Systemen wird möglich

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