Freigaberegelungen sind das "Herzstück" im Einkauf, wenn es um Compliance geht. Diese Regelungen wurden bisher über ein
SAP SRM oder direkt in Ihrem SAP ERP über Freigabestrategien abgebildet. Doch was tun, wenn eine S/4HANA Migration ansteht
und ein SAP ERP und / oder ein SAP SRM abgelöst wird? Der neue Flexible Workflow im S/4HANA ist das Tool der Wahl der SAP, wenn es um Freigaben im Sourcing und Procurement Umfeld geht.
Doch was genau kann der Flexible Workflow?
Das Initiale Setup zur Aktivierung des Flexible Workflows muss über das Customizing durchgeführt werden. Ist dies erledigt, kann die Konfiguration individueller Workflows über Fiori-Apps ohne Customizing-Erfahrung direkt durch die Business User durchgeführt werden. Kundenerweiterungen werden in BAdIs so hinterlegt, dass diese in jeder neuen Workflowkonfiguration von den Usern wiederverwendet werden können.
Folgende Konfigurationsmöglichkeiten sind im Flexible Workflow über Fiori vorhanden:
Verschiedene Freigabe Szenarien werden grundlegend vom Flexible Workflow unterstützt. Diese Optionen können je nach Beleg variieren:
Somit ist sowohl eine kopfbasierte als auch eine positionsbasierte Genehmigung möglich.
Beispiel:
Workflow starten, wenn
Belegart = NB und
Gesamtnettobetrag = 1.000,00 Euro
Oder
Belegart = FO und
Gesamtnettobetrag = 5.000,00 Euro
Genehmigungsschritte stellen die einzelnen Stufen der Genehmigungshierarchie dar.
Wurde ein Workflow angelegt, stellt sich die Frage, wie die Freigabe der Workitems, wie zum Beispiel einer Bestellanforderung erfolgen soll. Alle "To-dos" eines Benutzers werden über die sogenannte "My Inbox" Fiori App bereitgestellt. Unter anderem auch Genehmigungen des "Flexible Workflows".
Doch welche Optionen hat der Benutzer hier:
Oft müssen gewisse Personenkreise nur in unregelmäßigen Abständen Workitems genehmigen. Um hier nicht tagtäglich die Fiori-App "MyInbox" prüfen zu müssen, kann beim Erhalt eines Workitems eine E-Mail an den Empfänger versendet werden.
Zudem können Anforderer über die finale Genehmigung oder über das Ablehnen Ihres Beleges (z.B. Bestellanforderung) via E-Mail informiert werden.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung einer Lösung, mit der Sie Ihre Freigaberegelungen weiterhin systemseitig abbilden zu können. Nutzen Sie Flexible Workflow im S/4HANA und schaffen Sie Mehrwert für Ihr Unternehmen.