E-Invoicing in SAP

Gesetzesänderung macht E-Invoicing im B2G-Bereich zur Pflicht: Warum es wichtig ist, jetzt zu handeln.

Viele Unternehmen stehen bald vor einer neuen Herausforderung. Spätestens ab dem 27. November 2020 fällt die Möglichkeit, Papier oder PDF-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden in Gänze weg. Alle Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt an öffentliche Auftraggeber gestellt werden, müssen elektronisch über die europäische Kommunikationsplattform PEPPOL versandt werden. Um eine automatische Verarbeitung auf Seiten des Bundes gewährleisten zu können

und nicht jeder Auftragnehmer des Bundes sein eigenes Format versendet, wurde ein zentraler XML-Standard eingeführt, die XRechnung. Dieser XRechnungs-Standard wird vorerst die herkömmlichen Papierrechnungen im deutschen B2G bzw. B2A-Bereich ersetzen, kann jedoch auch für B2B-Szenarien verwendet werden. Im Prinzip geht es um den Austausch von elektronisch verarbeitbaren Rechnungsdaten zwischen ihrem SAP-System, der zentralen Rechungseingangsplattform des Bundes und dem Bund.

Gesetzliche Grundlagen

Doch warum ist das Thema E-Invoicing für Ihr Unternehmen von solch hoher Relevanz?

Ist der zu beliefernde Geschäftspartner ein öffentlicher Auftraggeber, wie beispielsweise Behörden, Kommunen, Versicherer oder Ver- und Entsorger, sollten Sie sich langsam mit diesem Thema auseinandersetzen. Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist ab November 2020 keine „normale“ bzw. „herkömmliche“ Rechnungsstellung mehr möglich.

Warum E-Invoicing?

Welchen Benefit hat Ihr Unternehmen nun, wenn es E-Invoicing mittels der XRechnung nutzt? Aufgrund der cloudbasierten Software-Architektur kann diese SAP-Lösung schnell, einfach und ohne hohe Kosten in die bestehende Softwarelandschaft integriert werden. Nach erfolgter Integration und Installation kann die XRechnung dank PEPPOL-Konformität direkt vom SAP-System an die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes gesendet werden.

Die Lösung im Detail

Eine E-Invoice wird im SAP-System bereits im richtigen XRechnungs-Format (basierend auf dem CEN-Modell) erstellt und über das grenzübergreifend agierende Kommunikationsnetzwerk PEPPOL an die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes gesendet.

Beispielszenario:

Eine SD-Faktura wird erstellt und entweder per Job oder manuell in das eDocument-Framework übergeben.

Von dort aus wird die Faktura in ein sogenanntes eDocument umgewandelt, welches über den SAP Document Compliance Connector und über das PEPPOL-Netzwerk an den Empfänger gesendet wird.

In diesem Falle wäre dies die zentrale Rechnungsplattform des Bundes, aber auch Firmen können diese XRechnungen verarbeiten.

Peppol

Es ist wichtig zu wissen, dass PEPPOL nur genutzt werden kann, wenn man sich dort als Sender- und Empfänger-Accesspoint registriert. Da dies die SAP bereits übernommen hat, kann dieser Service gegen eine Lizenz genutzt werden. Die PEPPOL-Infrastruktur arbeitet mit einem sogenannten 4-Corner-Modell, sodass die einzelnen Empfänger- bzw. Sendersysteme nie direkt miteinander kommunizieren,

 

sondern immer über die bereits beschriebenen Sender- und Empfänger-Accesspoints. Die Lösung unterstützt den kompletten Belegfluss der E-Rechnung. Von der Erstellung bis hin zum Fehler-Handling oder der Statusverwaltung. Siehe hierzu das eDocument Cockpit.

eDocument Cockpit

Von dort aus können die Rechnungen versendet, bearbeitet und angesehen werden.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Cloudbasierte Lösung und somit kalkulierbare Kosten
  • Schnelle Installation
  • Laufende Gesetzeskonformität
  • Die Lösung ist bereits heute lauffähig und die Pilotphase abgeschlossen

Die CONSILIO GmbH verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz zur Realisierung Ihres E-Invoicing-Projekts. Wir unterstützen Sie von der Ist-Aufnahme bis hin zum Go-live Support und weit darüber hinaus. 

Wir pflegen einen engen Kontakt zu SAP. Unsere Berater bringen Praxiserfahrung bei der Implementierung solcher Lösungen mit.

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