Flexible Workflow in Sourcing & Procurement

• Ausschreibung (RFQ)
• Lieferantenangebot
• Lieferplan
• (Zentrale) Kontrakte
• (Zentrale) Bestellanforderung
• (Zentrale) Bestellung
• Leistungserfassungsblatt - Lean Services
• Lieferantenrechnung

Das Initiale Setup zur Aktivierung des Flexible Workflows muss über das Customizing durchgeführt werden. Ist dies erledigt, kann die Konfiguration individueller Workflows über Fiori-Apps ohne Customizing-Erfahrung direkt durch die Business User durchgeführt werden. Kundenerweiterungen werden in BAdIs so hinterlegt, dass diese in jeder neuen Workflowkonfiguration von den Usern wiederverwendet werden können.
Folgende Konfigurationsmöglichkeiten sind im Flexible Workflow über Fiori vorhanden:

Workflow Szenario

Verschiedene Freigabe Szenarien werden grundlegend vom Flexible Workflow unterstützt. Diese Optionen können je nach Beleg variieren:

• Freigabe auf Kopfebene (Gesamtfreigabe)
• Freigabe auf Positionsebene
• Freigabe auf Kopfebene von zentralen Einkaufsbelegen (Procurement Hub Szenario)
• Freigabe auf Positionsebene von zentralen Einkaufsbelegen (Procurement Hub Szenario)

Somit ist sowohl eine kopfbasierte als auch eine positionsbasierte Genehmigung möglich.

Startbedingung

• Grundlegend liefert die SAP im Standard bereits einige Startbedingungen aus
• Als Startbedingung ist eine Bedingung zu verstehen, die erfüllt werden muss, um den nachfolgenden Workflow auszulösen
• Wird keine passende Startbedingung gefunden, kann als Backup ein Auto-Approval oder eine Fallback-Approval gestartet werden
• Es können verschiedenen Bedingungen mit Und / Oder verknüpft werden
• Standard-Startbedingungen sind z.B.
  • Buchungskreis
  • Erstellungskennzeichen der Bestellanforderung
  • Belegart
  • Gesamtnettobetrag
     
• Kunden-Startbedingungen können über BAdI "SWF_WORKFLOW_CONDITION_DEF" hinterlegt werden
   

Beispiel:

Workflow starten, wenn

Belegart = NB und

Gesamtnettobetrag = 1.000,00 Euro

Oder

Belegart = FO und

Gesamtnettobetrag = 5.000,00 Euro

Genehmigungsschritte

Genehmigungsschritte stellen die einzelnen Stufen der Genehmigungshierarchie dar.

• Schrittname: Für jeden Freigabeschritt kann ein Schrittname vergeben werden, wie z.B. "Einkäufer", "Manager" (Übersetzungen sind möglich)
• Schritttyp: Pro Genehmigungsschritt kann unterschieden werden, ob eine automatische oder manuelle Genehmigung erfolgt
• Empfänger:
  • Als Empfänger können direkt ein oder mehrere User hinterlegt werden
  • Alternativ zur direkten Userzuweisung kann eine Rolle zugewiesen werden
  • Eine Rolle kann in der Fiori App "Teams & Zuständigkeiten" angelegt werden. Somit kann zum Beispiel die Rolle "Operativer Einkäufer" angelegt werden, die die verantwortlichen User beispielsweise aufgrund einer Werks-/Warengruppenkombination ermittelt
  • Werden mehrere User ermittelt, kann ebenso konfiguriert werden, ob alle oder nur ein User genehmigen muss
  • Kunden-Bearbeiterermittlung sind über BAdI "MMPUR_WORKFLOW_AGENTS_V2" möglich
     
• Schrittbedingungen sind analog der Startbedingungen definiert. Hier kann hinterlegt werden, ob der Genehmigungsschritt zum Beispiel erst ab einem gewissen Wert erscheinen soll
• Termine bzw. Fälligkeitsdaten bezüglich Genehmigung können in Tagen abhängig von der Anlage der BANF oder des Aktivierens des Genehmigungsschrittes eingestellt werden
• Ausnahmebehandlung legt fest, welche Aktion durchgeführt werden soll, wenn in dem Genehmigungsschritt die Freigabe abgelehnt wird

Reihenfolge der Genehmigungsschritte und der Workflows

• Haben Sie Genehmigungsschritte in einem Workflow angelegt, können Sie anschließend noch die Reihenfolge festlegen
• Das Aktivieren eines Workflows schaltet den Workflow im System aktiv. Eine nachträgliche Änderung am Workflow ist nicht mehr möglich
• Anschließend können Sie noch die Reihenfolge der Workflows bestimmen, sollten Sie mehrere Workflows mit unterschiedlichen Startbedingungen definiert haben

Workflow-Neustart

• Ein Workflow-Neustart wird nur dann getriggert, sollten Änderungen an zuvor definierten Feldern durchgeführt werden (Customizing)
• Benutzerdefinierte Felder und Logiken für den Workflow-Neustart können über den BAdI "MM_PUR_S4_PR_WFL_RESTART" durchgeführt werden

Wurde ein Workflow angelegt, stellt sich die Frage, wie die Freigabe der Workitems, wie zum Beispiel einer Bestellanforderung erfolgen soll. Alle "To-dos" eines Benutzers werden über die sogenannte "My Inbox" Fiori App bereitgestellt. Unter anderem auch Genehmigungen des "Flexible Workflows".

Doch welche Optionen hat der Benutzer hier:

• Genehmigen - Eine Bestellanforderung kann genehmigt werden. Optional kann ein Genehmigungstext hinterlegt werden
• Ablehnen - Wird eine Bestellanforderung abgelehnt, kann ebenso eine Notiz hinterlegt werden. Je nach Workflow-Definition wird der Workflow abgebrochen, fortgesetzt, neu gestartet oder der Schritt wiederholt
• Reservieren - Wird eine Genehmigung an einen größeren Personenkreis gesendet, kann ein User die Bestellanforderung für sich reservieren. Das Workitem ist für alle anderen Genehmiger nicht mehr sichtbar
• Anhalten legt eine Genehmigung auf Wiedervorlage, sodass diese beispielhaft erst nach einer Woche wieder in der Inbox des Users erscheint, da derzeit keine Entscheidung getroffen werden kann
• Protokoll anzeigen - zeigt die Genehmigungshistorie an
• Vertreterregelungen können über die MyInbox hinterlegt werden, sodass Urlaubsvertretungen oder dauerhafte Vertretungen eingerichtet werden können

Oft müssen gewisse Personenkreise nur in unregelmäßigen Abständen Workitems genehmigen. Um hier nicht tagtäglich die Fiori-App "MyInbox" prüfen zu müssen, kann beim Erhalt eines Workitems eine E-Mail an den Empfänger versendet werden.
Zudem können Anforderer über die finale Genehmigung oder über das Ablehnen Ihres Beleges (z. B. Bestellanforderung) via E-Mail informiert werden.