Uvex Group: SAP Business Partner Conversion

SAP-ECC-System

Zu den Quick Facts

Highlights der Implementierung

Business Partner Conversion ‚in time‘ und ‚in budget‘
Fehlerfreie Conversion und reibungsloser Systembetrieb nach der Umstellung
Schaffung einer Grundlage für die EWM- und TM-Einführung unter ECC

Deutliche Verbesserung der Readiness für das anstehende S/4-Projekt

100

In time & in budget

750000

Stammsätze konvertiert

Monate Projektlaufzeit

Tag Produktiv-Conversion

IT-Onlinekonferenz 2024: Der SAP-Geschäftspartner als lohnendes S/4-Vorprojekt

Die Einführung des SAP-Geschäftspartners ist mit SAP S/4HANA verpflichtend und kann bereits vor dem eigentlichen S/4-Hauptprojekt realisiert werden. Doch wo liegen die Stolpersteine, worauf muss geachtet werden und wann ist der richtige Zeitpunkt für dieses Vorprojekt?

Diese und weitere Fragen werden in diesem Vortrag beantwortet. Wir zeigen, wie die uvex group 700.000 Business Partner erfolgreich angelegt hat. Neben den Herausforderungen wird auf den Aufwand und die Dauer eingegangen.

Gemeinsam mit CONSILIO haben wir die Business Partner Conversion ‚in time‘ und ‚in budget‘ umgesetzt.

Durch das ausgearbeitete Setup des Business Partners konnten wir nicht nur einen Beitrag zum laufenden Logistikprojekt leisten, sondern gleichzeitig die Readiness für die bevorstehende S/4HANA-Konvertierung erhöhen.

Eduard Markus, Head of SAP S/4 Programm Management Uvex Group

Ausgangssituation

Ein wichtiger Teil der S/4HANA-Konvertierung ist die Umstellung auf den SAP-Geschäftspartner, auch Business Partner oder BP genannt. Um ein S/4-Brownfield-Projekt an dieser Stelle zu vereinfachen und die Komplexität zu reduzieren, muss diese Umstellung schon vorab im ECCSystem erfolgen. Zudem kann der Business Partner bereits unter ECC eine Rolle spielen, zum Beispiel bei der Einführung des Extended Warehouse Managements (EWM) und / oder des Transportation Managements (TM).

Die bereits laufende Einführung dieser beiden Systeme sowie die Wichtigkeit für das S/4HANA-Projekt haben Uvex dazu bewegt, den SAP-Geschäftspartner einzuführen und sich beginnend bei der Konzeption über die technische Umsetzung bis hin zur Produktivsetzung von CONSILIO unterstützen zu lassen.

Warum bereits im „alten“ ECC-System? Obwohl der SAP Business Partner erst unter S/4HANA verpflichtende Voraussetzung ist, kann und muss die Umstellung schon im ECC erfolgen. Ein technisches Upgrade auf S/4HANA ist sonst nicht möglich. Lieferanten, Kunden und Ansprechpartner werden weiterhin über die bekannten Transaktionen im ECC angelegt. Die Umstellung hat für einen End User keine Auswirkungen, da der Business Partner nur im Hintergrund angelegt und aktualisiert wird. Wird also zum Beispiel der Stammsatz eines Debitors geändert, so wird auch der Geschäftspartner entsprechend abgeändert. Dies geschieht technisch im Hintergrund und bedeutet nach außen hin keine Änderung am System.

Herausforderung

Im Rahmen des bereits laufenden Einführungsprojekts von SAP EWM und TM wurde entschieden, den Business Partner aus dem ECC in die neuen Logistiksysteme zu replizieren, sodass systemübergreifend mit derselben BP-Nummer gearbeitet werden kann. Eine Replikation von Lieferanten und Kunden ist hier nicht ausreichend, da EWM nur das Objekt des Business Partners kennt. Aufgrund dessen wurde Mitte 2021 gemeinsam mit CONSILIO entschieden, den Business Partner innerhalb einer ersten Sandbox zu konvertieren. Diese Konvertierung wurde „quick & dirty“, ohne vorherige Stammdatenbereinigung durchgeführt, um die generellen Auswirkungen auf das ECC, EWM und TM abzuschätzen. Anschließend wurde ein Business-PartnerKonzept ausgearbeitet, das zum einen die Anforderungen an die aktuelle Systemlandschaft und bereits auch alle Anforderungen an das zukünftige S/4HANA-System erfüllt.

Wichtigstes Ziel war, dass sich sowohl die aktuellen Kunden- als auch die Lieferantennummern in der neuen Geschäftspartnernummer widerspiegeln. Um die Projektlaufzeit möglichst gering zu halten, wurden zum einen die erforderlichen Stammdatenbereinigungen auf dem Produktivsystem durchgeführt, die für eine BP-Konvertierung relevant sind. Ein wichtiges Thema, in das auch die Fachabteilungen miteinbezogen werden müssen. Zum anderen wurde parallel eine weitere Sandbox und anschließend das Entwicklungs- und Testsystem konvertiert. Die Produktivkonvertierung erfolgte daraufhin für 750.000 Stammsätze innerhalb einer Laufzeit von 24 Stunden. In dieser Zeit konnten lediglich keine Lieferanten- oder Kundenstammsätzen angelegt oder geändert werden. Weitere Auswirkungen auf den laufenden Betrieb treten bei einer solchen Konvertierung nicht auf.

Projektziele

Einführung des Business Partners, um die Weichen für die EWM- und TM-Einführung zu stellen
Business Partner Setup unter ECC, das auch unter S/4HANA gültig und funktionstüchtig ist
Fehlerfreie Conversion und reibungsloser Systembetrieb nach der Umstellung

Funktion und Vorteil der Lösung

Nach der abgeschlossenen Customer-Vendor-Integration (CVI) profi tiert Uvex von einer verbesserten Readiness für das nachfolgende S/4-Projekt. Der Begriff Customer-Vendor-Integration wird synonym zur Business Partner Conversion verwendet und beschreibt das permanente Update zwischen Geschäftspartnern sowie klassischem ERP-Kreditor und -Debitor.

Sobald S/4HANA eingeführt wird, werden über die CVI mit der neuen Transaktion „BP“ die Geschäftspartner sowie entsprechende Kreditoren und Debitoren im Hintergrund angelegt – somit vice versa wie unter ECC. Grundsätzlich werden Lieferanten- und Kundenstammsätze in den alten Tabellen zusätzlich zu den neuen Business-Partner-Daten gehalten, jedoch zur Verwaltung und Vereinheitlichung über die zentrale Transaktion BP gepflegt.

CONSILIO hat Uvex über alle Projektschritte hinweg unterstützt. Beginnend mit einer grundlegenden Einführung in das Thema Business Partner, der Konzepterstellung und der Konvertierung sämtlicher Systeme bis hin zur Ursachenerläuterung von Fehlern in Stammsätzen. Die Bereinigung der Stammsätze erfolgte durch Uvex. Durch die reibungslose Zusammenarbeit beider Parteien erfolgte die Umstellung reibungslos und ohne jegliche Probleme.