Automatisiertes Genehmigungsverfahren für Verkaufsbelege
Die Einführung eines sicheren und transparenten Freigabeverfahrens mittels Flexible Workflow für SAP-SD-Belege führt zu Effizienzsteigerungen
Die WAGO GmbH & Co. KG verbindet, misst, steuert und vernetzt – und das weltweit: mit einfachen Lösungen, mit intelligenten Verbindungen. Seit 1951 versteht sich WAGO als zuverlässiger Partner der Industrie und stellt sich mit Leidenschaft der großen Verantwortung, die sie als führender Anbieter auf dem Gebiet der Verbindungs- und Automatisierungstechnik sowie der Interfaceelektronik hat.
Um Genehmigungsworkflows für Gutschriftsanforderungen, Kundenretouren und Abrechnungsbelege effizienter zu gestalten, löste WAGO seine bisherige Lösung durch flexible Workflows ab. Diese Lösung ist nicht nur benutzerfreundlich und intuitiv über Fiori-Apps bedienbar, sondern auch automatisiert, digitalisiert und vollständig in das vorhandene SAP-System integriert.
Inhalt und Highlights des Projekts
- Ablösung der bisherigen Lösung inklusive Sharepoint-Freigabe
- Einführung eines sicheren, effizienten und transparenten, automatisierten Freigabeverfahrens für Verkaufsbelege
- Vollständige Integration des Genehmigungsprozesses in das SAP-System
- Die neue Lösung ist schneller und effizienter, die Bedienung über Fiori-Apps benutzerfreundlich und intuitiv
- Die Lösung ist individuell anpassbar und flexibel erweiterbar, zum Beispiel um weitere Verkaufsorganisationen
- Genehmiger erhalten bei einer neuen, ausstehenden Freigabe automatisiert E-Mails
- Benutzer werden ebenso per E-Mail informiert, sollte eine Freigabe abgelehnt oder zur Nachbearbeitung an sie zurückgeschickt werden
Ausgangssituation
Bei WAGO wurden Gutschriftsanforderungen und Bonusabwicklungen über ein externes Formular erfasst, entsprechend einer Unterschriftenregelung über definierte Genehmigerstufen genehmigt und danach in SAP angelegt. Dieses Vorgehen sollte nun abgelöst werden.
Wunsch des Kunden war es, den Freigabeprozess zu digitalisieren und in das SAP-System zu integrieren. Nach der Umsetzung für Gutschriften und Bonusabwicklungen sollten ebenso Kundenretouren und Abrechnungsbelege über dieses Verfahren abgewickelt werden.
CONSILIO überzeugt mit Fachkompetenz und individuell zugeschnittenen Lösungsansätzen. Durch die Implementierung des SD-Freigabeprozesses profitieren wir von einer erhöhten Transparenz bei gleichzeitiger Flexibilität für Anpassungen von Genehmigungsfaktoren.
Anforderungen an die neue Lösung und Umsetzung
Die Abbildung der Genehmigerlogik erfolgte entsprechend der geltenden WAGO-Unterschriftenregelung entlang der Organisationsstruktur über individuell angepasste Flexible Workflows im SAP-System. Die hierarchischen Genehmigungsstufen wurden nach wie vor beibehalten.
Im Laufe des Projekts wurden die drei Belegtypen Gutschriften, Kundenretouren und Abrechnungsbelege für Konditionskontrakte trotz verschiedener Workflows gleichzeitig umgesetzt.
Bei der Erfüllung festgelegter Workflow-Startkriterien bekommt heute der Genehmiger einen Beleg über eine Fiori-App. Dieser Beleg wird in der App geprüft, gegebenenfalls angepasst und zur Nachbesserung zurückgeschickt, abgelehnt oder freigegeben.
