Entlang des gesamten Source-to-Contract-Prozesses bietet S/4HANA neue Funktionalitäten und Simplifications. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten von ihnen.
Bedarfsanalyse
Für die Ableitung von Warengruppen-Strategien im Einkauf ist eine genaue Kenntnis der Bedarfe unerlässlich. Für die Bedarfsanalyse lassen sich unter S/4HANA verschiedene Fiori-Apps nutzen, mit denen beispielsweise Banf-Positionen in Diagrammen abgebildet und dank der Drill-Down-Funktion auf beliebig tiefen Ebenen dargestellt werden können.
Wer möchte, kann auch die künstliche Intelligenz für die Bedarfsanalyse arbeiten lassen. Mit Machine-Learning-basiertem Contract Mapping kann der Anwender die Ausgaben analysieren und so den „non-managed Spend“ reduzieren. Weiter kann das Machine Learning zur Ermittlung der Rahmenvertragsquote und zum Vorschlagen der Werte für Sourcing eingesetzt werden. Dabei werden die im System vorhandenen Daten analysiert und Vorschläge angezeigt, wo eine Ausschreibung platziert werden könnte, um Kontrakte zu verhandeln.
Lieferantenmanagement
Lieferantenmanagement besteht aus einem kontinuierlichen Zyklus von Lieferanten-Onboarding, Bewertung, Klassifizierung, Entwicklung bis zum sogenannten Phase-Out. Die Lieferanten-Klassifikation greift dabei in das Warengruppen-Management bzw. in die mit S/4HANA neu eingeführten Einkaufskategorien.
Für die Lieferantenbewertung stehen in S/4HANA diverse Fiori-Apps zur Verfügung, die in die Kachelgruppe „Lieferanteninformationen und -stammdaten“ und „Lieferantenbewertung“ zusammengefasst sind. So findet in der App „Scorecards anzeigen“ die Klassifizierung und Segmentierung statt. Hier wurden Prozesse und Funktionen aus dem ehemaligen SAP-Modul Supplier Lifecycle Management (SLC) übernommen und mit der klassischen Lieferantenbeurteilung der sogenannten „Hard Facts“ (Qualität, Zeit, Menge, Preis) übernommen. In S/4HANA kann nun eine erweiterte Bewertung über Fragebögen („Soft Facts“) erstellt und intern für die jährliche Bewertung verteilt werden.
Mit dem Einsatz von Lieferantenmanagement in S/4HANA stehen verschiedene integrierte Zusatzfunktionalitäten zu Verfügung, die das Verwalten von Ausgaben, Zuständigkeiten und Organisationen vereinfachen. So können beispielsweise ähnliche Ausgabenpositionen zu Einkaufskategorien gruppiert werden und die Lieferanten nach verschiedenen Dimensionen wie strategische Bedeutung, Lieferrisiko oder Compliance klassifiziert werden. Die Daten wie Fragebögen als Basis für Lieferantenbewertung und Einkaufsanalysen stehen dabei in Echtzeit zur Verfügung. Zur Anreicherung der Daten ist auch eine Integration mit externen Providern wie zum Beispiel Dun & Bradstreet möglich.
Für einen Portal-basierten Lieferanten-Onboarding-Prozess kann (optional) Ariba Supplier Lifecycle & Performance (SLP) angebunden werden. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass Stammdaten, Fragebögen, Zertifikate durch die Lieferanten selbst hochgeladen werden und somit stets aktuell sind. Eine Anbindung an SAP ERP erfolgt über die Ariba Middleware Cloud Integration Gateway (CIG) und das Data Replication Framework (DRF) bzw. über alternative Architekturen.
Ausschreibungen verwalten
Der bisherigen Anfrageprozess in ERP mit einer 1:1-Beziehung zwischen Anfrage und Angebot soll mittelfristig durch den Fiori basierten Ausschreibungsprozess mit Bieterlisten ersetzt werden. Über die Fiori-App „Ausschreibung verwalten“ wird der Ausschreibungsprozess gestartet; die Lieferantenangebote können intern verwalten oder über eine Schnittstelle an externe Ausschreibungsplattformen wie zum Beispiel Ariba geschickt werden.
Ariba Sourcing bietet neben einer direkten Anbindung der Lieferanten über das Ariba Supplier Network (ASN) auch Funktionalitäten wie zum Beispiel Ausschreibungs-Templates und Beschaffungs-Projekte für eine professionelles Ausschreibungsmanagement.
Erwähnt sei an dieser Stelle ebenfalls, dass in Fiori mit den Best Practices „Direct Material Sourcing“ und „Legal Content Management“ erweiterte Funktionalitäten zur Verfügung stehen. Ein Vergleich der verschiedenen Szenarien lohnt sich auf jeden Fall vor der Einführung.
Einkaufskontrakte verwalten
Über Mengen- oder Wertkontrakte stellt der Einkauf den Bedarfsträgern vorverhandelte Bezugsquellen zur Verfügung. Dementsprechend ist die sog. „Rahmenvertragsquote“ ein wichtiger Indikator zur Bewertung der Einkaufsleistung.
S/4HANA stellt über Fiori eine App „Einkaufskontrakte verwalten“ zur Verfügung. Sie bietet einen Überblick über alle derzeit laufenden Kontrakte nebst Verbrauch in % als Balkendiagramm, dem Zielwert, dem Gültigkeitszeitraum und weiteren Daten, die nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden können. In S/4HANA können die Kontrakte bequem über Arbeitsvorräte überwacht werden, der Anwender hat den sofortigen Zugriff auf Zusatzinformationen ohne dafür die Arbeitsvorräte verlassen zu müssen. Zusätzlich können über Situations Management beispielsweise Notifications für auslaufende Kontrakte ausgelöst werden.
Wie auch bei anderen Prozessen unterstützen analytische Apps mit „out-of-the-box Auswertungen“ den strategischen Einkauf beim Kontraktmanagement. So zeigt zum Beispiel eine App den Ausschöpfungsgrad für Kontrakte grafisch an.
Einkaufsanalysen
Ein praktisches „Cockpit“ für den Einkauf ist die Beschaffungsübersicht. Hier sind auf sogenannten Karten die wichtigsten Informationen und Aufgaben für den Einkauf zusammengefasst.
Die Apps können per Drag & Drop beliebig angeordnet, aber auch ein- und ausgeblendet werden. Mit den Standardfilterfunktionen kann der User die Zahlen explizit für benötigte Werte anzeigen lassen, zum Beispiel für eine bestimmte Warengruppe oder einen Lieferanten
Als weiteres gibt es die Gruppe „Einkaufsanalysen“ mit Fiori-Apps, die die wichtigsten Daten für strategische Entscheidungen liefern. Diese Applikationen werden gruppiert in der Übersicht angezeigt. Dabei bieten die Apps bereits beim Start die wichtigsten Kennzahlen – meist schon unterstützt durch Diagramme – ohne dass der Anwender in die jeweilige Applikation abspringen muss.
Der strategische Einkauf profitiert von den zahlreichen Innovationen in S/4HANA. Echtzeit-Analysen und vorgefertigte Auswertungen erleichtern strategische Entscheidungen und können durch den Einsatz von Machine Learning noch weiter automatisiert werden.
Fazit
Für den strategischen Einkauf hat S/4HANA einiges zu bieten: Echtzeitanalysen und diverse out-of-the-box Auswertungen unterstützen strategische Entscheidungen. Diese lassen sich durch Machine Learning noch weiter automatisieren. Die Lieferantenbewertung wird durch integrierte Funktionen aus dem ehemaligen SLC-Modul unterstützt. Die Ausschreibungs- und Kontraktverwaltung lässt sich professioneller gestalten. Eine direkte Anbindung an die Lieferanten ist über Ariba möglich.
Prozesse, die bei manchem strategischen Einkäufer vielleicht noch in der Schublade lagen, lassen sich nun professionell gestalten.
