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Digital Procurement Teil II: operativer Einkauf in S/4HANA

Im zweiten Teil der Artikelreihe zu Digital Procurement erfahren Sie, welche Änderungen unter S/4HANA auf den operativen Einkauf zukommen und von welchen neuen Technologien die Einkäufer profitieren können.

Von diversen Neuerungen in S/4HANA profitieren Einkäufer unmittelbar im Tagesgeschäft. Sie beinhalten neue Funktionalitäten, die die tägliche Arbeit mit SAP vereinfachen und die User Experience verbessern. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten von ihnen.

S/4HANA Highlights operative Beschaffung

Bedarf:

Für den indirekten Einkauf wird – quasi als Nachfolger zum SAP SRM Einkaufswagen – die Fiori-Kachelgruppe Employee Self-Service (ESS) angeboten. Hier kann der Mitarbeiter ohne große Systemkenntnisse über vier einfach gestaltete Fiori Apps eine Bestellanforderung anlegen, den Genehmigungsstatus prüfen, Wareneingang bestätigen und die Lieferantenrechnung hochladen.

Der ESS ist dank der vereinfachten Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit insbesondere für Gelegenheitsnutzer eine gute Alternative zu den SAP GUI Transaktionen.

Bei der Anlage der Bestellanforderung kann der User aus dem ESS entweder eine eigene Position (Material, Dienstleistung, Freitext) anlegen oder in Einkaufskataloge abspringen, sofern diese angebunden sind. Bei intensiverer Katalog-Nutzung kann wahlweise auch Ariba Guided Buying bzw. der SAP Lean Catalog für die Verwaltung eigener Kataloge angebunden werden. 

Genehmigung: 

Automatische Freigabe der Bestellung

Der neue Genehmigungsprozess – Flexible Workflows – ist im Gegensatz zu den bisherigen modulbasierten Genehmigungsprozessen ein übergreifendes Framework in S/4HANA. Die Konfiguration erfordert lediglich Prozesskenntnisse und ist ohne großen Schulungsaufwand zu bewältigen. Um einen Workflow anzulegen, bedarf es keiner Programmierungen, diese sind aber grundsätzlich möglich. Auch hier erfolgt der Bedienung über Fiori-Apps, dabei können auch mehrere Workflows gleichzeitig genutzt werden. Die Flexible Workflows bieten zahlreiche Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. die Einstellbarkeit von Gültigkeitszeiträumen.

Bestellung und Lieferung:

Die Bezugsquellenzuordnung wird mit Fiori vereinfacht: Die Bezugsquelle ist automatisch der Bestellanforderung zugeordnet und wird in der App „Bestellanforderung verwalten“ im Reiter „zugeordneter Lieferant“ angezeigt. Weitere Aktionen wie Lieferantenbeurteilung anzeigen und Kontrakt oder Ausschreibung anlegen kann der Anwender ebenfalls direkt aus der App ausführen.

Mit der neuen sogenannten Situationsverarbeitung kann der Einkäufer den Beschaffungsprozess durch Zusatzfunktionalitäten verbessern: Es werden Situationen definiert, die beim Erreichen vordefinierter Werte nach einer bestimmten Handlung verlangen. Der Anwender wird hierüber informiert und kann entsprechend handeln. Fehlt beispielsweise bis zu einem bestimmten Datum die Lieferbestätigung eines Lieferanten, wird als Aktion die Suche nach einem neuen Lieferanten vorgeschlagen. Im System sind bereits vordefinierte Situationen enthalten, es können aber auch eigene definiert werden. Der Anwender kann neue Situationsarten z.B. durch Kopieren der Vorlagen erstellen.

Mit der Fiori-App „Wareneingang zur Bestellung buchen“ liefert die SAP eine Alternative zur Transaktion MIGO, die einerseits einen ähnlichen Umfang enthält, andererseits aber eine bessere User Experience dank der intuitiven Bedienoberfläche bietet. Des Weiteren können erstmals bei der Suche nach einer Bestellung nicht nur die Bestellnummer, sondern alternativ der Lieferant, das Werk oder der Werksname in das Suchfeld eingegeben werden. Praktische Funktionen wie z.B. die Anzeige des Bestands bei der Auswahl des Lagerorts runden das Bild ab.

Die Bestandsumbuchung findet in S/4HANA ebenfalls vereinfacht statt. Nicht nur ist die Bedienoberfläche intuitiver als in der GUI-Transaktion, die Suche nach der richtigen Bewegungsart entfällt dank der selbsterklärenden Symbole fürs Ein- und Ausbuchen: Mit Betätigen des entsprechenden Buttons wird die Bewegungsart automatisch ermittelt.

SAP LEAN Service stellt eine Alternative zur bekannten Dienstleistungsabwicklung dar, die in der SAP S/4Cloud nicht mehr verfügbar ist, und bietet eine vereinfachte Möglichkeit, in SAP S/4HANA Dienstleistungsbestellungen abzuwickeln. Für Vereinfachungszwecke hat SAP die Materialart „SERV“ für Services eingeführt, d.h. die Ansicht des Materialstamm ist vereinfacht, Felder und Fachbereiche wurden reduziert oder ausgeblendet.
Die Einkaufsbelege enthalten ein neues Feld „Produkttypengruppe“, mit dem zwischen der Beschaffung von Material und Dienstleistungen unterschieden wird. Auf Basis des Produkttyps „Dienstleistungen“ werden zusätzliche Felder eingeblendet, wie z.B. Leistungserbringer und Leistungserbringungszeitraum im Bereich Einteilungen. Der Leistungserbringer muss als Partnerrolle im Lieferantenstamm angelegt sein.

Es wird für die Freigabe der Leistungserfassungsblätter ein eigener flexibler Workflow zur Verfügung gestellt, der bei Bedarf aktiviert werden kann.

Eine Visualisierung der Daten findet auf vielen Ebenen in Fiori statt. Dank der Prozessvisualisierung findet der Anwender unter dem Reiter „Prozessablauf“ einen erweiterten Belegfluss, in dem auf einen Blick alle Kerninformationen wie beispielsweise der Status der Folgebelege ersichtlich ist. Mit der Drill-Down-Funktion können weitere Details auf verschiedenen Dimensionen eingesehen werden.

Neue Funktionen finden sich unter S/4HANA auch in weiteren Bereichen des Einkaufs. Im nächsten Teil unserer Artikelreihe zum Digital Procurement geben wir einen Überblick über Neuerungen im strategischen Einkauf. Lesen Sie auch den Artikel zu Stammdaten in Digital Procurement und besuchen Sie unser Webinar zum Thema Digital Procurement, in dem CONSILIO-Experten die Neuerungen im Einkauf im Detail beleuchten.

Stefan Oberlik - CONSILIO GmbH

Von diversen Neuerungen in S/4HANA profitieren Einkäufer unmittelbar im Tagesgeschäft. Sie beinhalten neue Funktionalitäten, die die tägliche Arbeit mit SAP vereinfachen und die User Experience verbessern.

Stefan Oberlik, Managing Consultant Digital Procurement CONSILIO GmbH

Weiterführende Infos: