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Digital Procurement Teil I: Stammdaten in S/4HANA

Mit einer S/4HANA-Einführung kommen im Einkauf einige Änderungen auf die Nutzer zu – so bietet S/4HANA neue Funktionen, die die User Experience erheblich steigern. Im ersten Teil unserer Artikelreihe geht es um wichtige Neuerungen in den Stammdaten.

Eine S/4HANA-Einführung bringt viele neue Funktionalitäten für den Einkauf – das gilt sowohl für den operativen als auch für den strategischen Einkauf. Es gibt aber auch neue modul- und bereichsübergreifende Features, die sowohl im Einkauf als auch in anderen Bereichen Anwendung finden. So stellt beispielsweise der Einsatz von FIORI-Applikationen im Vergleich zu GUI-Transaktionen diverse Vereinfachungen, Erweiterungen und graphische Möglichkeiten dar. Mit FIORI sind die SAP-Anwendungen auch erstmals auf allen Endgeräten nutzerfreundlich bedienbar, da die FIORI-Oberfläche geräteunabhängig funktioniert.

Eine weitere Errungenschaft im Einkauf unter S/4HANA ist die Transformation der Architektur: Die Satellitensysteme Supplier Relationship Management (SRM) und Supplier Lifecycle Management (SLC) werden zum einen in S/4HANA integriert sowie durch Cloud Plattformen wie z. B. Ariba oder Fieldglass ersetzt. Eine Multibackend-Anbindung lässt sich über Central Procurement abbilden, in dem ein S/4HANA als Hub definiert wird.   

Die Stammdaten sind in S/4HANA ebenfalls anders organisiert: Tabellenstrukturen wurden zum Teil konsolidiert oder angepasst, wobei die bekannten Tabellen weiterhin über sogenannte Views verfügbar sind.   

Stammdaten – was ist neu?

Für den Einkauf ergeben sich einige Änderungen innerhalb der Stammdaten. Im Einzelnen betreffen sie folgende Objekte:

Business Partner:

Lieferanten und Kunden werden zu Business Partnern mit entsprechend ausgeprägten Geschäftspartner-Rollen. Grundsätzlich werden als Business Partner alle Personen und Organisationen verstanden, an denen ein Unternehmen ein geschäftliches Interesse hat.  Geschäftspartner werden zentral in einer Transaktion – BP – gepflegt, womit die Transaktionen XK0x, XD0x, FK0x, FD0x, etc. obsolet werden. Abhängig von der jeweiligen Geschäftspartnerrolle müssen entsprechende Reiter und Felder gepflegt werden.

Eine Umstellung auf Business Partner ist zwingend notwendig - im Rahmen der S/4HANA Conversion oder als Vorprojekt bereits im ECC-System. Die Integration erfolgt mithilfe der Customer-Vendor-Integration (CVI). CVI lässt sich als eine Art Datenweiche verstehen, die die ECC-Kreditoren/Debitoren mit dem neuen übergreifenden Objekt Geschäftspartner synchronisiert.

Es ist empfehlenswert, das Projekt für die Umstellung auf den Business Partner einige Monate im Voraus vor der eigentlichen S/4HANA-Einführung zu planen und durchzuführen. Die Umstellung auf Geschäftspartner ist zwar umfangreich und aufwändig, bringt aber auch einen Nutzen, da dank der zentralen Datenverwaltung Redundanzen und doppelte Datenpflege vermieden werden. Eine Zuordnung der Belege – z. B. einer Rechnung in der Buchhaltung – wird ebenfalls vereinfacht, da mit dem Geschäftspartner eine zentrale Geschäftspartnernummer geführt wird.

Material:

  • Es wird ein neues vereinfachtes Datenmodell eingeführt, bei dem die Daten in der zentralen Tabelle MATDOC gespeichert werden. Die 11 Bestandstabellen, 13 Bestandsentwicklungstabellen und die Stammdatentabellen in Bestandsaggregaten MARD und MARC werden in der Tabelle MATDOC zusammengeführt. In den Tabellen MARD und MARC werden in S/4HANA nur Stammdaten ohne Bestandsaggregatfelder gespeichert. Das Zusammenführen von mehreren Tabellen führt zu einer Performancesteigerung, auch Auswertungen laufen schneller.
  • Die Länge der Materialnummer kann von bisherigen 18 Zeichen auf bis zu 40 erweitert werden. Dabei wird die Materialnummer ab 18 Stellen alphanumerisch.
  • Für die Dienstleistungsbeschaffung wird eine neue Materialart SERV eingeführt. Im Vergleich zu anderen Materialarten ist SERV etwas schlanker, da irrelevante Felder im Materialstamm ausgeblendet werden.
  • Das Material-Ledger wird in S/4HANA obligatorisch.

 

Einkaufsinfosätze:

Eine Erweiterung: Im Infosatz wird ein Checkbox-Zusatzfeld „Aut. BQF“ zur automatischen Bezugsquellenfindung eingeführt: Ein Orderbuch-Eintrag ist damit nicht mehr zwingend erforderlich.

Quotierung:

Quotierung muss nicht mehr extra im Materialstamm aktiviert werden, sondern wird immer berücksichtigt.

Orderbuch:

Im Rahmen des Simplified Sourcing ist die Pflege des Orderbuchs nicht mehr obligatorisch, allerdings immer noch notwendig beim Verwenden für zeitabhängige Bezugsquellen.

Einkaufskategorie:

Ein neues Stammdatum wird in S/4HANA eingeführt, und zwar die Einkaufskategorie: eine neue Entität zur Strukturierung von Ausgaben, die als eine übergeordnete Ebene zwischen Warengruppen, Lieferanten und Teams zu verstehen ist. Die Steuerung erfolgt in FIORI und ist im GUI nicht verfügbar. Einkaufskategorien finden Anwendung beispielsweise bei der Lieferantenbewertung oder als Filterkriterium bei Einkaufsanalysen. Des Weiteren können Lieferanten und Mitarbeiter bestimmten Einkaufskategorien zugeordnet werden.

Neue Funktionen finden sich unter S/4HANA auch in weiteren Bereichen des Einkaufs. In den nächsten Teilen unserer Artikelreihe zum Digital Procurement geben wir einen Überblick über Neuerungen im operativen und strategischen Einkauf. Besuchen Sie auch unser Webinar zum Thema Digital Procurement, in dem Experten von CONSILIO die Neuerungen im Einkauf im Detail vorstellen. 

 

Stefan Oberlik - CONSILIO GmbH

Mit einer S/4HANA-Einführung kommen im Einkauf einige Änderungen auf die Nutzer zu – so bietet S/4HANA neue Funktionen, die die User Experience erheblich steigern und die tägliche Arbeit der Einkäufer vereinfachen. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung und zeigen Ihnen, von welchen Innovationen Sie profitieren können. 

Stefan Oberlik, Managing Consultant Digital Procurement CONSILIO GmbH

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