E-Invoicing: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung

Nach der Verabschiedung des Wachstumsgesetzes im März 2024 wird das e-Invoicing verpflichtend im B2B-Bereich. Die Umstellung soll schrittweise erfolgen, allerdings müssen alle Unternehmen ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Zu weiteren Details lesen Sie unseren Blogbeitrag.

Das im März 2024 verabschiedete Wachstumsgesetz sieht vor, dass alle Unternehmen im B2B-Bereich ihre Rechnungsstellung auf das e-Invoicing umstellen. Das bedeutet, dass die Rechnungen nicht mehr in Papierform, sondern in einem elektronischen Format ausgestellt und elektronisch verarbeitet werden. Die europäische Norm der elektronischen Rechnung ist dabei das Format EN 16931.

Ab wann gilt die Pflicht zum e-Invoicing?

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung soll schrittweise erfolgen. Folgende Fristen sind vorgegeben:

Ab Januar 2025: Alle Unternehmen im B2B-Bereich sind verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Ab Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000,00 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen.
Ab Januar 2028: Alle Unternehmen müssen elektronische B2B-Rechnungen versenden.
Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 EUR) können weiterhin in Papierform übermittelt werden.

Eine besondere Herausforderung dabei ist, dass für den Austausch von E-Rechnungen keine zentralisierte nationale Plattform geplant ist. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen den Austausch von elektronischen Rechnungen selbst verantwortet.

Zu weiteren Details melden Sie sich zu unserem kostenfreien Webinar am 20. Juni 2024 an!

Wichtig: Eine per E-Mail verschickte Rechnung im PDF-Format gilt somit ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, darf aber mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2026 von allen Rechnungsausstellern und bis Ende 2027 von Rechnungsausstellern mit einem Umsatz bis maximal 800.000,00 Euro ausgestellt werden.

E-Rechnungen B2G in Deutschland

Ab dem 18. April 2020 müssen die Bundesländer die elektronische Rechnungsstellung gemäß der europäischen Richtlinie 2014/55/EU unterstützen.
Jedes Bundesland muss seine eigene Umsetzung der europäischen Richtlinie durch eine Rechtsverordnung regeln, die Kommunikationssysteme, Formate und Zugangspunkte festlegt. Die Anbindung über Peppol muss in jedem Fall angeboten werden.
Rheinland-Pfalz hat bereits am 1. Januar 2024 Lieferanten zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet.
Hessen hat im April 2024 Lieferanten zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet.

Tipps & Tricks

Wir haben einige Tipps & Tricks für Sie zusammengestellt, die aus unserer Erfahrung die Einführung des e-Invoicing erleichtern:

Frühzeitige Planung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Implementierung und planen Sie ausreichend Zeit für die Umstellung und Tests ein – Implementierungspartner werden knapp!
Erarbeiten Sie eine Strategie über alle Gesellschaften hinweg. E-Invoicing ist weltweit ein absolutes Trend-Thema. Nutzen Sie die Synergien zwischen den Ländern.
Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie relevante Mitarbeiter im Umgang mit den neuen e-Rechnungsprozessen und SAP-Funktionen.
Support und Beratung: Lassen Sie sich von einem erfahrenden Partner wie CONSILIO beraten und profitieren Sie von seiner Expertise.
Monitoring und Optimierung: Implementieren Sie Monitoring-Tools, um den e-Rechnungsprozess kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

E-INVOICING & E-REPORTING IN SAP

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Implementierungsschritte des e-Invoicing in SAP

Folgende To-dos fallen bei der Implementierung der elektronischen Rechnung an:

Lizenzklärung mit SAP bzw. Ihrem SAP-Systemhaus
Einspielen von SAP-Notes
Mapping von SAP-Einstellungen zu Anforderungen an das e-Invoicing
Einrichten der ein- und ausgehenden Kommunikation zwischen Systemen (SAP ERP, SAP BTP, eDocument Service und PEPPOL)
Tests und Dokumentation
Prozessanpassungen und Schulungen
Go-Live
Hypercare & Support

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Maximilian Hinterecker, Principal Consultant FICO, CONSILIO GmbH CONSILIO GmbH Kontakt aufnehmen

Fazit

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer sind von der Einführung des e-Invoicing betroffen – unabhängig von ihrer Größe. Angesichts der geplanten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich somit alle Unternehmen mit dem Thema e-Rechnung befassen und ihre Rechnungssysteme und Software rechtzeitig umstellen. Mit einem erfahrenen Partner wie CONSILIO lässt sich der Umstellungsprozess reibungslos gestalten. Unsere Experten weisen eine erfolgreiche Umsetzung bei diversen Projekten in Deutschland und weltweit auf und unterstützen Sie gern mit ihrer Expertise.

Lessons Learned

Auf dem Weg zum e-Invoicing können Ihnen einige Stolpersteine begegnen: vor, während oder nach der Implementierung. Lernen Sie aus unserer Erfahrung und berücksichtigen Sie folgende Aspekte:

Wissensträger aufbauen: Ein Projektteam aus dem Fachbereich, der IT und der Steuerabteilung ist erfahrungsgemäß die beste Voraussetzung. Planen Sie mit den richtigen Key-Usern pro Land. Aus IT-Sicht werden Ansprechpartner benötigt, die klare Anforderungen definieren können.
Frühzeitige Planung: Ein e-Invoicing Projekt will vernünftig angegangen werden. Keine Schnellschlüsse.
Sich über eine Rechnungseingangsverarbeitungssoftware informieren: Sprechen Sie mit dem Anbieter.
Starke Kommunikation: Sprechen Sie mit ihren Lieferanten und Kunden, ob diese schon bereits e-Rechnungen versenden oder empfangen können/wollen. Neben der externen Kommunikation ist die interne Kommunikation ebenso wichtig.
Aufwände für das Change Management berücksichtigen: Ein e-Invoicing-Projekt hat viele Schnittstellen.
Technisches Verständnis aufbauen: Schaffen Sie Transparenz hinsichtlich der Kommunikation zwischen den Systemen und Portalen.
Die Chance zur Prozessoptimierung nutzen: Den Rechnungseingangs- bzw. Ausgangsprozess im laufenden Geschäft zu optimieren ist oft schwierig. Nutzen Sie diese einmalige Chance.