16. Mai 2023

Embedded Analytics: Analysis for Office als Alternative zu Fiori?

Für Datenauswertung setzen viele Anwender auf embedded Analytics. Fiori ist dabei das gängigste Werkzeug. Ist Analysis for Office eine Alternative?

Um tiefe Einblicke in die Daten zu erlangen, setzen mittlerweile viele Anwender auf Embedded Analytics. Das gängigste Werkzeug für Auswertungen ist dabei Fiori. Neben Fiori bietet Embedded Analytics auch standardisierte Wege, um Daten mit externen Tools zu lesen. Eins dieser Tools ist Analysis for Office.

Selbstentwickelte Reports mit langen Laufzeiten sind Schnee von gestern. Die neue Lösung Embedded Analytics verspricht Echtzeitdaten auf Knopfdruck. Doch was genau ist Embedded Analytics und wie können die Anwender darauf zugreifen?

Was ist Embedded Analytics?

Embedded Analytics ist eine Bündelung von analytischen Applikationen, die dank neuer Technologien Analyse- und Reportingmöglichkeiten in Echtzeit erlauben. Embedded Analytics nutzt die Funktionalitäten des embedded BW, welche im S/4HANA integriert ist.

Embedded Analytics kann mit dem klassischen BW/4HANA und der SAP Analytics Cloud kommunizieren. Zur weiteren Abgrenzung der Reportingmöglichkeiten in S/4HANA sehen Sie unseren Blogbeitrag Drei Fragen zu Embedded Analytics.

Wie funktioniert Embedded Analytics?

Da Embedded Analytics direkt in S/4HANA angesiedelt ist, wird es dort aktiviert und kann modulübergreifend eingesetzt werden. Die Einsatzmöglichkeiten erstrecken sich dabei vom Einkauf über den Vertrieb bis hin zum Finanz- und Controllingbereich. Als gängigstes Werkzeug wird dabei Fiori verwendet. Dem Anwender stehen vordefinierte Fiori-Apps zur Verfügung, die über das SAP Fiori Launchpad erreicht werden. User können die präferierten Apps an ihre Bedürfnisse anpassen, eigene Ansichten oder Bookmarks erstellen und eine benutzereigene Gruppe auf dem Startbildschirm anlegen. Gute Nachricht dabei ist: Die Anpassung der Standard-Apps können die Endanwender selbständig durchführen, ohne dabei die IT-Abteilung um Hilfe bitten zu müssen.

Obwohl Fiori unverkennbare Vorteile bietet und sehr intuitiv bedienbar ist, stellt sein Einsatz für viele Anwender doch eine Hürde dar. Gründe hierfür können unterschiedlicher Natur sein: Ablehnung einer neuen Software, unerwünschte Umstellung der Arbeitsweise oder Druck im Tagesgeschäft und Zeitmangel für die Einarbeitung. Viele User arbeiten auch gern und lange mit Excel, insbesondere im Finanz- und Controllingbereich, und sind mit dem Reporting via Excel überaus zufrieden. Gute Nachricht für diejenigen, die gern mit Excel arbeiten: Das Reporting on the fly mit Embedded Analytics ist auch mit Excel nutzbar. Die Lösung heißt Analysis for Office (AfO).

Analysis for Office

Analysis for Office ist ein Microsoft-Excel-Add-in, das historisch unter SAP Business Objekts eingeführt wurde. Das Tool kann in wenigen Minuten auf dem PC installiert werden. Es greift auf die Daten in BW/HANA, SAP Analytics Cloud und S/4HANA mit Embedded Analytics und gibt Auswertungen in Echtzeit in Excel aus. Das AfO ist interaktiv und dank der gewohnten Darstellung als Excel-Arbeitsmappe leicht bedienbar.

Das Definieren von Berichten erfolgt über den Reiter „Analyse“ direkt in Excel. Die benötigten Kennzahlen können im Suchfenster eingegeben und ausgewählt werden. Das Excel markiert dabei die Treffer. Der User speichert die erwünschten Kennzahlen und legt einen Report an. Dabei können über den „Analyse“-Reiter multidimensionale Reports oder in Excel-Sprache Pivot-Tabellen mit verschiedenen Dimensionen abgebildet werden. Dabei werden in der SAP-Sprache unter Dimensionen Objekte wie Hauptbuchkonto, Kostenstelle oder Profitcenter verstanden und die Kennzahlen bilden Werte wie ein Haben- oder Soll-Saldo.

Als Ergebnis erhält man einen Datenbereich, in dem die Analysen durchgeführt werden können. Dabei kann auch der Datenbereich zur besseren Übersichtlichkeit angepasst werden, indem beispielsweise sich wiederholende Elemente ausgeblendet werden.

Hier stehen dem Anwender weitere spannende Funktionalitäten vor z. B. Diagrammerstellung und Integration in PowerPoint oder das Hinzufügen eines Kommentars. Zu weiteren Funktionalitäten sehen Sie sich bitte unseren Vortrag auf dem Summit 2022 an.

Fiori oder AfO?

Welches Werkzeug das richtige für Berichtswesen aus Embedded Analytics ist, ist eine individuelle Entscheidung. Sowohl Fiori als auch Analysis for Office sind solide Berichtslösungen, die abhängig von der Unternehmensstrategie ruhigen Gewissens eingesetzt werden können. Welche Lösung jedoch für Ihr Unternehmen und Ihre Benutzergruppen einen größeren Mehrwert bietet, muss im Einzelnen geprüft werden. Folgende Punkte können bei einer ersten Einschätzung helfen:

  • Innovationen: Während in AfO lediglich gelegentlich kleinere Updates durchgeführt werden, gehört Fiori zur Zukunfts-Roadmap der SAP, wodurch die Anwender von innovativen Technologien profitieren.
  • Kosten: Für die Installation des AfO fallen Lizenzkosten an, während Fiori-Berichtsapps keine Extrakosten verlangen, sofern Sie Fiori bereits im Einsatz haben.
  • Oberfläche: Fiori verfügt über eine moderne und intuitiv bedienbare Oberfläche, mit AfO finden sich Nutzer wieder, die jahrelange Erfahrungen mit Excel und SAP Business Explorer-Analyzer (kurz: BEx Analyzer) gemacht haben.
  • Anpassbarkeit: Sowohl Fiori als auch AfO können nutzerspezifisch angepasst werden, indem nicht benötigte Informationen ausgeblendet werden.

 

In den meisten Fällen empfiehlt CONSILIO den Einsatz von Fiori im Berichtswesen. Nichtsdestotrotz kann ein Unternehmen durchaus vom Einsatz des AfO profitieren, insbesondere wenn die Userakzeptanz von Excel unvergleichbar hoch ist. CONSILIO unterstützt Sie gern dabei, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Sprechen Sie uns an!

Jan Merkel, Senior Consultant FI/COCONSILIO GmbH

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Fazit

In den meisten Fällen empfiehlt CONSILIO den Einsatz von Fiori im Berichtswesen. Neben der Kostenfrage spielt auch die Tatsache eine Rolle, dass Fiori als strategisches SAP-Produkt stets weiterentwickelt und mit neuen Features ausgestattet wird. Auch sind Fiori-Apps auf allen Endgeräten nutzbar – beispielsweise auf dem Tablett oder Smartphone. In puncto grafische Darstellung stehen hier dem Anwender mehr Diagrammoptionen zur Verfügung. Dies ist insbesondere für Präsentationen hilfreich. Während die Endanwender des AfO die Zahlen mittels PowerPoint in Diagramme umwandeln, können die Fiori-Nutzer Auswertungen per Knopfdruck direkt in der Fiori-App als Diagramm präsentieren. Nichtsdestotrotz kann ein Unternehmen durchaus vom Einsatz des AfO profitieren, insbesondere wenn die Userakzeptanz von Excel unvergleichbar hoch ist. CONSILIO unterstützt Sie gern dabei, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Sprechen Sie uns an!

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