Das General Ledger oder das Hauptbuch ist das zentrale Objekt der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Obwohl das Modul FI/CO eines der ältesten der SAP ist, gestaltete sich das Tagesgeschäft der General Ledger Accounter als mühsam und zeitintensiv – insbesondere im Vergleich zum Rechnungswesen unter S/4HANA. Eine wesentliche Besonderheit, die einen enormen Mehrwert bietet, ist dabei der Einsatz von FIORI.
FIORI for General Ledger
FIORI ist eine webbasierte Oberfläche, die im Rahmen der Simplifizierung von SAP als Standard unter S/4HANA eingesetzt wird. Der Anwender arbeitet hier mit Applikationen, die die herkömmlichen GUI-Transaktionen ersetzen. Dabei ist FIORI nicht nur ein neues Design: Viel mehr ist es eine neue Art zu arbeiten. Die Applikationen sind deutlich übersichtlicher als die GUI-Transaktionen, viele Transaktionen werden in einer App zusammengeführt, das Auswendiglernen der Transaktions-Codes fällt weg – dies und vieles mehr sind die Vorteile des FIORI. Wie Sie konkret Ihre Arbeit mit dem Hauptbuch dank FIORI optimieren können, beleuchten wir hier an Beispielen.
Hauptbuchübersicht - die wichtigsten Zahlen auf einen Blick
Die zentrale Applikation für das General Ledger nennt sich in FIORI „Hauptbuchübersicht“ und stellt eine Art Dashboard mit einzelnen Kacheln dar. Jede Kachel ist ein Satz an Informationen: Realisierter Erlös, Zu prüfende Buchungsbelege etc. Direkt in der jeweiligen Kachel ist entsprechender Wert – teilweise mit einer grafischen Darstellung – abgebildet. So bietet die Hauptbuchübersicht direkt beim Einstieg einen Überblick über die wichtigsten Finanzbereiche – eine Darstellung, die in GUI undenkbar war. Wichtige Kennzahlen aus dem Hauptbuch können damit in Echtzeit und auf einen Blick dargestellt werden. Für mehr Informationen kann über die jeweilige Kachel direkt zum dahinterliegenden Report navigiert werden. In einer einzigen App kann sich der Nutzer einen Überblick über den aktuellen Stand verfassen und das Dashboard dabei noch flexibel anpassen. Per Drag-and-Drop können die einzelnen Kacheln beliebig angeordnet werden.
Buchungsbelege verwalten - bekannte Funktionalitäten zentralisiert und ergänzt
Die Transaktionen und Aktivitäten rund um die Belegverwaltung werden in FIORI in einer einzelnen App zentralisiert. Neu erstellen, bearbeiten, anzeigen, stornieren – alles in einer App.
Neben den Standardfunktionalitäten bietet die App darüber hinaus die Möglichkeit, sich die Buchungsdaten in T-Konto-Sicht anzuzeigen und bringt damit eine Funktionalität mit sich, für die die GUI-Umgebung keine Alternative bietet.
Excel Upload - effizientes Buchen durch Automatisierung
Wenn einmal mehrere Buchungen anliegen, kann der Anwender diese bequem per Excel uploaden. Mit dem mitgelieferten Excel-Template können Buchungen effizient und automatisiert in das System geladen werden.
- Egal ob einzelne Buchungen oder mehrere Buchungen mit einem Upload file, beide Optionen sind möglich
- Die Ledger-Funktionalität wird unterstützt, d. h. sowohl Ledger-übergreifende Buchungen als auch Ledger-spezifische Buchungen können mit dem Upload verbucht werden
- Kundeneigene Dimensionen (Z-Felder) können hinzugefügt werden
Zu beachten bei dieser grundsätzlich simpel aufgebauten App ist, dass das Upload-Template relativ empfindlich ist. Das heißt, Feldformate dürfen nicht verändert, Spalten dürfen nicht gelöscht oder verschoben werden, da der Upload sonst fehlschlägt. Um das Template aber übersichtlicher zu gestalten bzw. die relevanten Felder hervorzuheben, können Spalten ausgeblendet oder Felder farblich markiert werden.
Ledger-Vergleich
Besteht einmal die Notwendigkeit, zwei Salden bzw. zwei Ledger zu vergleichen, steht dafür in FIORI eine eigene Applikation zur Verfügung. Der Anwender füllt eine Maske mit Angaben zu den zu vergleichenden Büchern aus und erhält als Ergebnis eine Gegenüberstellung der Daten. Dabei werden diverse Optionen angezeigt, welche Daten und wie genau ausgewertet werden sollen. Mehr zu den Vergleichsoptionen sehen Sie in unserem Webinar.
Hauptbuch-Jobs einplanen
Für verschiedenste periodische Aktivitäten im Hauptbuch hat die SAP ein Tool namens „Anwendungsjobs“ entwickelt. Dieses Tool ist der zentrale Einstiegspunkt zur Einplanung verschiedenster Jobs wie beispielsweise Fremdwährungsbewertung, Saldovortrag und weitere. Hier kann der Anwender leicht und intuitiv periodische Aktivitäten mit den benötigten Parametern einplanen. Aus der Applikation „Anwendungsjobs“ heraus kann der User weitere Funktionen einstellen wie beispielsweise Einplanungsoptionen, Ausgabesteuerung, Buchungsparameter und weitere.
Fazit
Die Finanzbuchhaltung erlebt mit Einführung von FIORI einen außerordentlichen Fortschritt. Dort, wo Informationen zusammengesucht werden mussten, ist eine Übersicht auf einen Kopfdruck gegeben.
Aktuelle Zahlen können in Echtzeit aufgebaut werden und mithilfe von multidimensionalen Apps schnell und einfach aufbereitet werden. Der User kann dabei die Listaufbereitung individuell gestalten und muss nicht mehr zwischen vielen verschieden Berichten navigieren. Die Applikationen sind intuitiv bedienbar und sorgen für eine positive User Experience. Die Applikationen sind auf allen mobilen Endgeräten anwendbar und sorgen damit für eine deutlichere Flexibilität der Anwendung. Hinzu kommt, dass FIORI-Anwendungen individuell konfigurierbar sind - so nutzt jeder Endanwender nur die Apps, die er benötigt, und in dem Umfang, der für seine Arbeit notwendig ist.
Die Finanzbuchhaltung erlebt mit Einführung von FIORI einen außerordentlichen Fortschritt. Dort, wo Informationen zusammengesucht werden mussten, ist eine Übersicht auf einen Kopfdruck gegeben.
