Ein besonders spannender Bereich ist die intelligente Dokumentenbearbeitung. Sie bietet enormes Potenzial, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz deutlich zu steigern.
Ein praktisches Beispiel hierfür ist die Automatisierung der Kundenauftragsanlage. Mit modernen Apps in SAP S/4HANA Public Cloud lassen sich Bestellungen nahezu automatisch erfassen, fehlende Informationen intelligent ergänzen und, falls nötig, manuell nachbearbeiten. So entsteht ein flexibler, smarter Prozess, der sich an die Gegebenheiten anpasst.
Automatisiert statt manuell
Täglich landen Dutzende bis Hunderte Kundenbestellungen per E-Mail im Posteingang. Manche im PDF-Format, andere als Bilddatei – und jedes Dokument will sorgfältig geprüft, die Informationen händisch ins System übertragen werden.
Während die Vertriebsmitarbeiter damit beschäftigt sind, Auftragsnummern abzutippen, Artikelnummern zu vergleichen und fehlenden Angaben nachzutelefonieren, bleibt kaum Zeit für die eigentliche Kernaufgabe: den Kunden bestmöglich zu betreuen.
Hinzu kommt: Manuelle Erfassung ist fehleranfällig. Zahlendreher, unvollständige Eingaben oder falsch zugeordnete Daten können die Lieferkette ins Stocken bringen und im schlimmsten Fall Kundenbeziehungen gefährden.
Hier kommt die KI ins Spiel. Mit intelligenter Automatisierung in SAP S/4HANA Public Cloud lassen sich eingehende Bestellungen heute nahezu vollständig automatisiert verarbeiten – schneller, sicherer und effizienter als je zuvor.
Dabei geht die Leistungsfähigkeit von KI weit über die Auftragserfassung hinaus: Prinzipiell können beliebige Dokumenttypen wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine automatisiert verarbeitet werden. In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns exemplarisch auf die Automatisierung der Kundenauftragsanlage.
Automatische Auftragsanlage
Mit der Fiori App „Kundenaufträge anlegen – Automatische Extraktion“ können Unternehmen eingehende Bestellungen in verschiedenen Formaten – etwa PDF, JPEG, TIFF oder PNG – hochladen. Der Prozess läuft wie folgt ab:
- Extraktion der Bestelldaten
Die hochgeladenen Dokumente werden dem Document Information Extraction Service auf der SAP Business Technology Platform (BTP) übergeben. Dort analysiert ein KI-Service die Inhalte mittels OCR-Technologie und Generative AI. Die erkannten Felder werden in einer übersichtlichen Dateiansicht dargestellt. - Vollständigkeitsprüfung
Das System überprüft automatisch, ob alle für die Auftragsanlage notwendigen Informationen vorliegen. - Anlage des Kundenauftrags
Sind alle Daten vorhanden und plausibel, kann der Kundenauftrag automatisch im SAP-System angelegt werden.
Zur weiteren Optimierung lässt sich Robotic Process Automation (RPA) integrieren: Ein Bot durchsucht den E-Mail-Posteingang nach Bestellungen, extrahiert die Anhänge und stößt den automatisierten Upload in SAP S/4HANA an. Erfolgreiche und fehlerhafte Uploads werden transparent dokumentiert und an die verantwortlichen Mitarbeitenden gemeldet.
Empfehlungen zur Vervollständigung von Kundenaufträgen
Wenn einzelne Datenfelder fehlen, bietet das System eine KI-gestützte Vervollständigungsfunktion:
Über die Fiori App „Verkaufsbelegvervollständigung überwachen“ werden unvollständige Aufträge identifiziert und intelligente Empfehlungen zur Ergänzung angezeigt.
Beispielsweise schlägt die KI-Werte vor für:
- Auftragskopf: Verkaufsbüro, Verkäufergruppe, Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Auftragszeilen: Werk und Versandstelle
Die Vorschläge basieren auf historischen Auftragsdaten und werden von Mitarbeitenden geprüft und übernommen. So lässt sich die Bearbeitungszeit spürbar reduzieren und die Qualität der Auftragsdaten verbessern.
Erfolgsfaktor: Kontinuierliches Training der KI-Modelle
Damit die KI stets zuverlässige Ergebnisse liefert, ist ein regelmäßiges Training des Machine-Learning-Modells erforderlich.
Zur Einplanung des Trainings kann die App „Intelligentes Scenario-Management“ verwendet werden und dieses Training sollte idealerweise auf Basis von mindestens 1.000 Kundenauftragszeilen erfolgen. Durch die Möglichkeit, gezielt Filter zu setzen, lassen sich die Trainingsdaten weiter optimieren.
Über periodisch geplante Re-Trainings kann sichergestellt werden, dass saisonale Schwankungen oder Veränderungen im Geschäftsumfeld berücksichtigt werden.
Fazit
Künstliche Intelligenz bietet enorme Chancen für die Optimierung von Geschäftsprozessen – und ist auch im SAP-Umfeld längst Realität. Tools wie die automatische Dokumentenextraktion und KI-gestützte Empfehlungen lassen sich bereits heute produktiv einsetzen und liefern einen echten Nutzen.
Der Schlüssel liegt darin, die vorhandenen Möglichkeiten zu erkennen, sich aktiv mit den Technologien zu beschäftigen und die KI-Modelle konsequent zu trainieren.
Um den Einstieg in S/4HANA Cloud Business AI möglichst einfach und erfolgreich zu gestalten, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern wie CONSILIO.
Mit umfassender SAP- und KI-Expertise begleiten wir Unternehmen auf dem Weg zur intelligenten Dokumentenverarbeitung – Schritt für Schritt und immer mit Blick auf den praktischen Mehrwert.
