Mit der Einführung des Business Partners hat die SAP ein zentrales Stammdatenobjekt ins Leben gerufen, welches die effiziente Verwaltung der Kreditoren und Debitoren innerhalb des SAP-S/4HANA-Systems ermöglicht. Die SAP hat somit eine zentrale Lösung zur Verwaltung von Geschäftspartnerstammdaten geschaffen, die nicht nur die Datenpflege vereinfacht, sondern auch eine bessere Integration und Konsistenz innerhalb des SAP-Systems ermöglicht. In diesem Artikel wird das Konzept des SAP Business Partners, die Finance Rollen des Geschäftspartners sowie die Vorteile des Konzeptes für Anwender genauer vorgestellt. Zudem wird erläutert, was sich beim Umstieg vom Debitor/Kreditor auf den SAP Business Partner für Anwender ändert.
Das Business-Partner-Konzept
Der SAP Business Partner ist ein integratives Stammdatenobjekt innerhalb des SAP-Systems. Es vereint die im ECC/R3 in unterschiedlichen Stammdaten geführten Objekte wie beispielsweise den Kreditor/Lieferant, den Debitor/Kunde oder den Kunden im Kreditmanagement in ein zentrales Stammdatenobjekt. So wird der Business Partner nur einmal angelegt und mit verschiedenen Rollen wie Debitor oder Kreditor versehen. Das zentrale Stammdatenobjekt ermöglicht die Speicherung der Stammdaten an einem Ort. Dadurch werden Stammdatenredundanzen vermieden und die Datenqualität wird verbessert.
Der SAP Business Partner besteht aus einer allgemeinen Rolle, in der umfassende organisationsspezifische Stammdaten wie zum Beispiel der Name des Business Partners, die Adresse, Steuernummern oder auch die Bankverbindungen gepflegt werden. Diese Stammdaten sind dann gesamtheitlich für den Business Partner gültig, unabhängig davon, wie dieser über die verschiedenen Rollen ausgeprägt wird. Mit der Ausprägung der Rollen, zum Beispiel als Debitor, Kreditor oder im Kreditmanagement, erhält der Business Partner seinen vom Fachbereich benötigten Funktionsumfang. Der Business Partner wird hierzu entsprechend auf der Buchungskreis- bzw. Kreditsegmentebene ausgeprägt. Die Stammdaten für den Kreditor (Transaktion XK01), den Debitor (Transaktion: XD01) und den Debitor im Kreditmanagement (Transaktion: FD32) aus dem ECC können in der jeweiligen Rolle des Business Partners wiedergefunden werden.
Trotz dieser konzeptuellen Änderung bleibt das Stammdatenobjekt SAP Business Partner weiterhin zentraler Bestandteil beim Buchen oder in den Reporting-Funktionalitäten. Für die Anwender ergibt sich lediglich eine Änderung bei der Stammdatenanlage, wo der Prozess der Stammdatenpflege optimiert und vereinheitlicht wurde.
Diese Struktur der Business Partners ermöglicht es, denselben Business Partner in verschiedenen Rollen zu verwenden, ohne dass die organisatorischen Stammdaten mehrfach gepflegt werden müssen.
Wie Anwender und das Geschäft vom Business Partner profitieren
Der SAP Business Partner bringt zahlreiche Vorteile für die Anwender und das Unternehmen:
Die Datenkonsistenz und Datenqualität der Business-Partner-Stammdaten wird durch die Einführung eines einzigen Datenobjektes erheblich verbessert. Grund dafür ist die Erfassung von organisatorischen Daten an einem zentralen Punkt im System. Dies reduziert nicht nur Redundanzen innerhalb des Systems, sondern minimiert auch Fehler, die durch die Erfassung gleicher Datensätze entstehen können.
Die zentrale Datenpflege, die durch den Single-point-of-entry geschaffen wird, ermöglicht es, Änderungen am Business Partner an einer zentralen Stelle im System vorzunehmen, die dann für alle relevanten Bereiche gültig sind. Dies spart dem Anwender nicht nur Zeit und Aufwand, sondern ermöglicht zudem konsistente Stammdaten über alle Geschäftsprozesse hinweg.
Der Business Partner ist nahtlos in verschiedene Geschäftsprozesse integriert und somit auch in die unterschiedlichen SAP-Module vom Finanzwesen über die Materialwirtschaft bis hin zum Vertrieb. Durch die Integration wird ein reibungsloser Informationsfluss gewährleistet sowie die Prozesseffizienz und die Datenverfügbarkeit verbessert. Die Stammdaten müssen nicht mehrfach gepflegt werden, sondern stehen in den relevanten Modulen zur Verfügung.
Durch die zentrale Verwaltung und die strukturierte Speicherung der Business-Partner-Stammdaten wird eine verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Die Verfügbarkeit aller Stammdaten an einem zentralen Ort im System vereinfacht die Überwachung der Stammdaten für Geschäftsprozesse und steigert die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsbeziehungen.
Was ändert sich alles für Anwender?
- Single-point-of-entry (Transaktion: BP): Die Transaktion BP stellt den zentralen Einstiegspunkt für die Stammdatenverwaltung des Business Partners dar. Dadurch wird die Datenpflege vereinfacht und die Effizienz durch eine einheitliche Benutzeroberfläche erhöht.
- Neuartiges Rollenkonzept: Durch den Business Partner werden die unterschiedlichen Stammdatenobjekte wie Kreditor, Debitor oder der Kunde im Kreditmanagement zu einem einzigen Stammdatenobjekt zusammengeführt. Dadurch werden Datenredundanzen vermieden und die Datenkonsistenz erheblich verbessert.
- Zentrale Adressverwaltung / Wiederverwendung von Stammdaten: Die Adresse sowie weitere organisatorische Stammdaten werden in der Geschäftspartnerrolle „Allgemeiner Geschäftspartner“ gepflegt. Alle weiteren Rollen greifen dabei immer auf diese zentralen organisatorischen Stammdaten zurück. Es können jedoch unterschiedliche Adressen in der Adressübersicht gepflegt werden, um spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
- Abbildung von Beziehungen: Mit dem Business Partner Konzept ist es erstmals möglich, Beziehungen zwischen Business Partnern abzubilden. Diese Funktion bietet nicht nur eine transparente Übersicht über die unterschiedlichen Beziehungen und Verknüpfungen zwischen Business Partner. Die SAP bietet für die Abbildung dafür bereits im Standard einige Beziehungstypen an.
- Zeitabhängigkeit für Eigenschaften: In den Stammdaten des Business Partners können Eigenschaften wie die Adresse, die Beziehungen oder die Bankdaten zeitabhängig gepflegt werden. Dadurch ist es möglich, historische Änderungen nachzuvollziehen und zukünftige Änderungen im Voraus zu planen.
CONSILIO hat den Business Partner innerhalb kürzester Zeit eingeführt, sodass wir kaum Auswirkungen auf unsere internen Ressourcen hatten.
Relevante Rollen des Business Partners im Finance
Geschäftspartner (allg.)
Die Rolle Geschäftspartner (allg.) umfasst alle organisatorischen Stammdaten eines Business Partners. Hier werden beispielsweise der Name, die Adressdaten, die Steuernummern oder die Bankverbindungen global gespeichert.
Die wichtigsten Sichten dieser Rolle sind:
Anschrift: Hier werden neben dem Namen des Business Partners auch die gesamten Adressdaten Straße, Hausnummer oder auch die Transportzone gepflegt. Zusätzlich werden hier die Stammdaten zur Kommunikation (adressabhängig/-unabhängig) sowie der Gültigkeitszeitraum der Adresse gepflegt.
Identifikation: In dieser Sicht können Organisationsdaten wie die Rechtsform oder die Branche sowie beispielsweise die Steuernummer oder die Steuerklassifikation gepflegt werden.
Zahlungsverkehr: In der Sicht Zahlungsverkehr werden die Bankverbindungen und Zahlungskarten hinterlegt. Für Bankverbindungen ist an dieser Stelle auch ein Gültigkeitszeitraum vorgesehen, sodass auch Bankverbindungen zeitlich auslaufen können, sollte sich die Bankverbindung ändern.
Debitor
In der Debitorenrolle werden alle relevanten Stammdaten eines Business Partners für die Debitorenbuchhaltung hinterlegt. Die Ausprägung der Debitorenrolle geschieht auf Buchungskreisebene, dadurch können zum Beispiel Mahnverfahren oder Abstimmkonten buchungskreisspezifisch festgelegt werden.
Die wichtigsten Sichten dieser Rolle sind:
Kontoführung: Neben den Kontoführungsdaten wie das Abstimmkonto oder der Sortierschlüssel werden hier auch die alte Debitorennummer oder die Stammdaten zur Verzinsung gepflegt.
Zahlungsverkehr: In dieser Sicht werden die Zahlungsdaten wie die Zahlungsbedingung oder die Toleranzgruppe gepflegt. Zudem können die Zahlwege und die Hausbank für den automatischen Zahlungsverkehr hinterlegt werden.
Korrespondenz: Das Mahnverfahren, die Mahnsperre oder die Mahnstufe werden unter Korrespondenz hinterlegt. Weitere relevante Informationen wie das Kürzel oder die Internetadresse des Sachbearbeiters werden ebenfalls in dieser Sicht festgehalten.
Bei weiteren Fragen rund um das Thema Business Partner nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!
Kreditor
Die in der Kreditorenrolle zur Verfügung stehenden Sichten sind identisch zu der Debitorenrolle aufgebaut. Auch hier findet die Ausprägung der Sichten auf Buchungskreisebene statt. Dadurch können die Angaben zum automatischen Zahlungsverkehr wie zum Beispiel die Festlegung der Zahlwege und der Hausbank buchungskreisabhängig angelegt werden. Da die Sichten der Kreditoren- und der Debitorenrolle identisch sind, wird hier nicht weiter auf die Sichten des Kreditors eingegangen.
Kreditmanagement
In der Rolle SAP Kreditmanagement werden alle Business-Partner-spezifischen Stammdaten gepflegt, die für die Abwicklung des Kreditmanagements im Business Partner benötigt werden. Neben den Sichten in den Kreditsegmentdaten, wo kreditsegmentspezifische Daten wie das Kreditlimit gepflegt oder Kennzahlen zum Zahlungsverhalten angezeigt werden, stehen in den allgemeinen Daten die Sichten Kreditprofil oder Bonitätsdaten zur Verfügung.
Die wichtigsten Sichten sind:
Kreditprofil: Im Kreditprofil werden die Stammdaten zur Bonitätsermittlung hinterlegt. Dazu gehören das Verfahren, die Risikoklasse oder die Prüfregeln. Diese Daten werden benötigt, um bei Bedarf beispielsweise eine Kreditsperre in einem Verkaufsauftrag zu erzeugen.
Kreditlimit und Steuerung: In dieser Sicht wird das Kreditlimit festgelegt. Hierbei kann es sich um einen festen Wert handeln oder um ein Verfahren, mit dem die interne Bonität und das Kreditlimit eines Business Partners berechnet werden. Auch die bisherige Obligo-Ausschöpfung wird an dieser Stelle als absolute Zahl und als Ausschöpfungsgrad in Prozent angezeigt.
Kennzahlen im Zahlungsverkehr: Diese Sicht kann als Reporting-Sicht bezeichnet werden, da hier wichtige Kennzahlen zum Zahlungsverhalten angezeigt werden. Die Eingabe von Stammdaten ist an dieser Sicht nicht vorgesehen, da hier nur Informationen zum jeweiligen Kreditsegment gezeigt werden. Exemplarisch kann hier die höchste Mahnstufe, der älteste offene Posten oder der letzte Zahlungseingang genannt werden. Diese Kennzahlen geben somit einen guten Überblick über Kreditwürdigkeit des Kunden sowie über die Zahlungsmoral.
Fazit
Der Business Partner ist ein umfassendes Tool zur Verwaltung von Geschäftspartnerstammdaten und spielt somit entscheidende Rolle im Finanzwesen eines Unternehmens. Durch die Integration der Rolle Kreditor, Debitor und Kreditmanagement bietet der Business Partner zahlreiche Vorteile, die nicht nur die Datenkonsistenz und -qualität beeinflussen, sondern darüber hinaus auch die Effizienz, Transparenz oder Integration verbessern. Die zentrale Datenverwaltung stellt somit einen wichtigen Benefit für ein effektives Finanz- und Geschäftsprozessmanagement dar. Trotz dieser weitreichenden Änderungen durch die Zusammenlegung ändert sich für Anwender aus der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung bei der Handhabung und beim Arbeiten mit dem Kreditor/Debitor wenig. Dadurch finden sich die Anwender auch nach der Implementierung des Business Partners schnell zurecht.
