Deprag Schulz: SAP Business Partner Conversion

Ein wichtiger Teil der S/4HANA-Konvertierung ist die Umstellung auf den SAP-Geschäftspartner, auch Business Partner oder BP genannt. Um ein S/4-Brownfield-Projekt (technisches Update auf S/4HANA) an dieser Stelle zu vereinfachen und die Komplexität zu reduzieren, muss diese Umstellung schon vorab im ECC-System erfolgen. Um dieses „Vorprojekt“ für die bevorstehende Systemumstellung frühzeitig abzuschließen, hat sich DEPRAG SCHULZ GMBH u. CO. 2022 dazu entschieden, den BP einzuführen. Die Experten von CONSILIO haben bei der Konzeption und der technischen Umsetzung bis hin zur Produktivsetzung unterstützt.

Warum bereits im „alten“ ECC-System? Obwohl der SAP Business Partner erst unter S/4HANA verpflichtende Voraussetzung ist, muss die Umstellung schon im ECC erfolgen. Ein technisches Upgrade auf S/4HANA ist sonst nicht möglich. Lieferanten, Kunden und Ansprechpartner werden weiterhin über die bekannten Transaktionen im ECC angelegt. Die Umstellung hat für einen End User keine Auswirkungen, da der Business Partner nur im Hintergrund angelegt und aktualisiert wird. Wird also zum Beispiel der Stammsatz eines Debitors geändert, so wird auch der Geschäftspartner entsprechend abgeändert. Dies geschieht technisch im Hintergrund und bedeutet nach außen hin keine Änderung am System. Die Nutzung der Transaktion zur Anlage des Business Partners „BP“ ist unter ECC nicht verpflichtend und wird auch nicht empfohlen.

Weil die S/4HANA Conversion für das Folgejahr geplant war, fiel Anfang 2022 die Entscheidung, den Business Partner in Zusammenarbeit mit CONSILIO einzuführen. Nach der Definition des Business-Partner-Konzepts (Nummernvergabe, Rollendefintion etc.) wurde dies in einer Sandbox über die nötigen Customizing-Einstellungen umgesetzt.

Wichtigstes Ziel war, dass sich sowohl die aktuellen Kunden- als auch die Lieferantennummern in der neuen Geschäftspartnernummer widerspiegeln. Um die Projektlaufzeit möglichst gering zu halten, wurde zum einen die erforderlichen Stammdatenbereinigungen auf dem Produktivsystem durchgeführt, die für eine BP-Konvertierung relevant sind. Zum anderen wurden parallel zwei Entwicklungsmandanten konvertiert.

Die Produktivkonvertierung fand anschließend innerhalb einer Laufzeit von wenigen Stunden statt. In dieser Zeit konnten lediglich keine Lieferanten- oder Kundenstammsätze angelegt oder geändert werden.

Weitere Auswirkungen auf den laufenden Betrieb treten bei einer solchen Konvertierung nicht auf. Mit einer Gesamtlaufzeit von drei Monaten – von der Konzepterstellung bis zur Produktivsetzung – wurde wieder einmal bewiesen, dass eine Geschäftspartnereinführung auch innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden kann.

Nach der abgeschlossenen Customer-Vendor-Integration (CVI) profitiert DEPRAG von einer verbesserten Readiness für das folgende S/4-Projekt. Der Begriff Customer-Vendor-Integration wird synonym zur Business Partner Conversion verwendet und beschreibt das permanente Update zwischen Geschäftspartnern sowie klassischem ERP-Kreditor und -Debitor.

Sobald S/4HANA eingeführt wird, werden über die CVI mit der neuen Transaktion „BP“ die Geschäftspartner sowie entsprechende Kreditoren und Debitoren im Hintergrund angelegt – somit vice versa wie unter ECC.

Grundsätzlich werden Lieferanten- und Kundenstammsätze in den alten Tabellen zusätzlich zu den neuen BusinessPartner-Daten gehalten, jedoch zur Verwaltung und Vereinheitlichung über die zentrale Transaktion BP gepflegt. CONSILIO hat DEPRAG über alle Projektschritte hinweg unterstützt. Beginnend mit einer grundlegenden Einführung in das Thema Business Partner über die Konzepterstellung bis hin zur Konvertierung sämtlicher Systeme. Durch die enge Zusammenarbeit beider Parteien erfolgte die Umstellung reibungslos und ohne jegliche Probleme.