Das Universal Journal in S/4HANA
Angetrieben von dem neuen Datenmodell wird mit S/4HANA der Weg für eine grundlegende Veränderung geebnet.
Die bislang vorhandene Trennung von Finance und Controlling (FICO) gehört von nun an der Vergangenheit an.
Eine gemeinsame Datenbasis legt nicht nur den Grundstein für eine enge Integration von FI und CO, sondern gleichzeitig auch für die Digitalisierung der Finanzprozesse.
Einhergehend mit den Schlüsselbegriffen von S/4HANA wie Standardisierung, Simplifizierung, Automatisierung oder auch Transparenz wird somit ein intelligentes ERP definiert, das die Prozesse im Unternehmen unterstützt und durch zusätzliche Features wie Echtzeit-Reporting oder Predictive Analytics auf die Zukunft vorbereitet.
Vom Zweikreis- zum Einkreissystem
Mit der Einführung von S/4HANA ergeben sich im internen und externen Finanzwesen grundsätzliche Änderungen. Die Basis hierfür bildet das neue Datenmodell unter S/4HANA, in dem Daten aus den beiden bislang in unterschiedlichen Tabellen abgelegten Modulen nun gemeinsam in einer zentralen Bewegungsdatentabelle, – dem Universal Journal (Tabelle ACDOCA) – gespeichert werden. Dadurch entsteht ein zentraler Datenpool relevanter Geschäftsdaten.
Diese Zusammenführung der Daten zu der Single Source of Truth hat Auswirkungen auf eine Vielzahl von Prozessen und Einstellungen im Finanzwesen und Controlling sowie auf das zugehörige Berichtswesen.
Das Universal Journal (UJ) bildet die Basis für die Nutzung der innovativen Funktionen unter S/4HANA, aber auch für Echtzeit- und on the fly reporting sowie multi-dimensionale Berichterstattung. Zusammen mit neuen Applikationen, wie beispielsweise dem Group Reporting, liefert es eine Antwort auf den steigenden Bedarf nach vorausschauenden und effektiven Reporting-Tools.
Verschmelzung von externem und internem Rechnungswesen
Die Datenströme im externen und internen Reporting überschneiden sich schon seit jeher. Den Reporting-Anforderungen für beide Bereiche gerecht zu werden, war jedoch in früheren SAP-Versionen mit viel Zusatzarbeit verbunden. Die benötigten Informationen mussten aus unterschiedlichen Tabellen extrahiert und miteinander kombiniert werden. Doch die heterogenen Datenstrukturen und Unterschiede in der Datengranularität in den jeweiligen SAP-Komponenten machten dies zu einer Herausforderung. Darüber hinaus waren Abstimmungen zwischen Nebenbüchern und Hauptbuch sowie aufwendige Nacharbeiten in Reportingtools wie SAP BW/BI erforderlich.
Mit dem UJ werden aggregierte Tabellen, Indextabellen und diverse Einzelpostentabellen obsolet. Es vereint die transaktionalen Daten aus Finanzbuchhaltung, die Ist-Buchungen des Controllings, der Anlagenbuchhaltung und des Material-Ledgers in einer zentralen Tabelle, dem Universal Journal (ACDOCA).
Als komplett neues Feature in S/4HANA reagiert das UJ auf bekannte Problematiken im FICO und so fällt doppelte Datenhaltung, heterogene Datenqualitäten und komplexe Datenverarbeitung (mit BW-Extraktoren) weg.
Durch die Ablage der Daten an einem gemeinsamen Ort wird eine einheitliche Datenstruktur und -qualität erstellt. Zudem nimmt die Flexibilität in der Berichterstattung wie auch in Analysen immens zu, die zusätzlich von einer verkürzten Laufzeit durch den erhöhten Datendurchsatz angetrieben wird.
Funktionalitäten des Universal Journal
Das Datenmodell im FICO wurde mit S/4HANA komplett erneuert. Mit der Einführung von S/4HANA erfolgt automatisch der Umstieg auf das Universal Journal. Damit gehen wichtige Änderungen im Finance und Controlling einher:
- Im Universal Journal (UJ) werden FiBu-Daten mit Informationen aus dem Controlling verknüpft. Durch Integration von CO-Informationen im UJ, wird somit eine einheitliche Sicht auf alle Vorgänge im FICO-Bereich ermöglicht
- Mit der vollständigen Integration der buchhalterischen Ergebnisrechnung im Universal Journal wurde die Deckungsbeitragsanalyse in Echtzeit optimiert
- Die neue Anlagenbuchhaltung ist im Universal Journal integriert
- Der Embedded Material Ledger ist im Universal Journal integriert
- Kostenarten und Sachkonten werden zusammengeführt
- Flexibleres und leistungsstärkeres Reporting in Echtzeit über alle Kontierungen direkt im Quellsystem mit erhöhter Datengranularität
- Aggregation der Daten ermöglicht Realtime-Auswertungen
„on the fly“
- Die Datenqualität und das Vertrauen in die Daten werden erhöht
- Keine Differenzen zwischen Finanzwesen und Controlling. Manuelle Abstimmungen sowie das Abstimmledger fallen somit weg
- Mit der Funktion des Predictive Accounting können Prognosen über zukünftige finanzielle Ergebnisse auf Basis des bestehenden Belegflusses erstellt werden
- Kein Abstimmungsbedarf zwischen Haupt- und Nebenbüchern bzw. zwischen den verschiedenen Nebenbüchern. Die Hauptbuchabstimmungen wurden reduziert
- Die Funktionalitäten der buchhalterischen Ergebnisrechnung als Margin Analysis sind stark erweitert. Die kalkulatorische Ergabnisrechnung steht weiterhin zur Verfügung
Neue und ausgebaute Funktionalitäten
- Die Mehrwährungsfähigkeit wird harmonisiert
- Die Abbildungsmöglichkeiten von parallelen Bewertungen wurden adaptiert und ergänzt
- Durch Echtzeit-Datenverarbeitung können Abschlussbuchungen in alle Ledger zu jeder Zeit
durchgeführt und aktuelle Buchungsstände evaluiert werden (Soft Close) - Die Ergebnisrechnung kann basierend auf Marktsegmenten in den Belegen zu jeder beliebigen Zeit
und in real time durchgeführt werden, ohne Abrechnungsläufe zum Periodenende warten zu müssen
Vorteile durch das Universal Journal in S/4HANA
- Harmonisierung von externem und internem Reporting
- Datenabgleiche zwischen verschiedenen Tabellen werden obsolet
- Daten-Dubletten werden beseitigt
- Es wird weniger Speicherplatz für die Datenablage benötigt
- Datendurchsatz ist deutlich höher
- Höhere Flexibilität beim Reporting und bei Analysen
Die Umstellung des Datenmodells ist die Grundlage für viele Verbesserungen und Innovationen im Finance & Controlling. Die Verbesserungen werden in der SAP Simplification List aufgelistet.
Was jetzt getan werden muss
Im Rahmen der S/4HANA Implementierung müssen Sie sich in Ihrem Unternehmen folgende Fragen stellen:
- Was bedeutet der Umstieg auf das neue Datenmodell für die Finanz- und Controlling Abteilung?
- Von welchen Innovationen kann meinen Unternehmen profitieren?
- An welchen Stellen lohnt sich eine Prozessanalyse?
- Welche Prozesse sind von diesen Änderungen betroffen?
- Bedingt die Umstellung auch organisatorische Anpassungen?
- Welche der innovativen Funktionalitäten möchte ich in meinem Unternehmen realisieren?
- Welche Anwendungen müssen angepasst werden?
- Wie können die neuen Funktionen für das FICO Reporting nutzt werden?
Wir unterstützen Sie gerne
Unsere Experten analysieren Ihre Systeme und identifizieren potenzielle Verbesserungen in Ihrem Finance und Controlling Umfeld. Hierzu zählt unter anderem:
- Identifikation von Schwachstellen und Prozessen, die Verbesserung bedürfen. Sowohl aus Business- als auch aus IT-Sicht
- Ermittlung der strategischen und systemseitigen Anforderungen
- Analyse der vorhandenen Systemlandschaft (ERP, legacy Systeme, BW Systeme, Konsolidierung, Schnittstellen, Integration, Homogenität)
- Analyse der vorhandenen Prozesslandschaft auf Einheitlichkeit und Verantwortung
- Analyse genutzter Funktionen inklusive der Ermittlung der Umsetzungsoptionen und des Umstellungsaufwandes auf S/4HANA-Funktionalitäten
- Definition notwendiger Reengineering Aktivitäten
Wir ermitteln Ihr S/4HANA Optimierungspotential durch:
- Vereinheitlichung von Datenmodellen
- Zusammenführung und Standardisierung von Prozessen
- Verwendung von neuen Reporting-Funktionen
- Neue Tools wie Fiori
- Nutzung neuer Funktionalitäten zur Beschleunigung des Monatsabschlusses im FI
- Zentrale Geschäftspartnerpflege durch die neuen Business Partner Funktionalitäten
