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FIORI: So steigern Sie die Effizienz und Transparenz von Sales-Prozessen

Die FIORI-App „Meine Verkaufsübersicht“ bietet einen Überblick über alle Prozessschritte, die im Verkauf durchlaufen werden. Lesen Sie, wie Sie im operativen Geschäft davon profitieren.

Die Benutzeroberfläche FIORI soll das alte GUI-Design ablösen und dem Anwender seine tägliche Arbeit vereinfachen. Und das tut sie auch: Nicht nur sind die FIORI-Applikationen übersichtlicher als die GUI-Transaktionen. Vielmehr sind sie in das operative Geschäft integriert und bilden den gesamten Verkaufsprozess ganzheitlich ab. Der Nutzer sieht dabei nicht nur den zu bearbeitenden Beleg, sondern weitere Handlungsoptionen, die für die Bearbeitung und Folgeprozesse relevant sein könnten. In GUI müssten dafür explizit eigene Transaktionen einzeln aufgerufen werden oder gar eigene Berichte definiert werden. 

So bietet im Sales-Bereich die FIORI-Applikation „Meine Verkaufsübersicht“ einen Überblick über alle am Prozess beteiligten Schritte und bildet viele Funktionen ab – alles auf einen Blick, was in SAP GUI so nicht möglich war. Dadurch wird die Gefahr minimiert, dass eine Gutschriftsanforderung länger unbearbeitet liegen bleibt oder ein Beschaffungsproblem nicht rechtzeitig erkannt wird. Als Folge steigt die Kundenzufriedenheit, was zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Meine Verkaufsübersicht – Steuerzentrale für den operativen Vertrieb

In der App „Meine Verkaufsübersicht“ werden wichtige Geschäftsbereiche in aussagekräftigen Karten als Dashboard aufbereitet. Von jeder dieser Karten sind Absprünge in weitere Apps möglich, um einen bestimmten Fall im Detail zu prüfen oder zu bearbeiten. Die Karten der App im Dashboard bieten einem ganzheitlichen Überblick, in dem sie die wichtigsten Informationen zu offenen Angeboten und/oder Kundenaufträgen, zu Gutschriftanforderungen und Kundenretouren bündeln. Welche Karten ein Benutzer sehen und nutzen kann, hängt von seinen Berechtigungen ab.

Da viele Daten geladen werden, wenn alle Karten verwendet werden, empfiehlt es sich nur jene einzublenden, die in den Prozessen auch tatsächlich Anwendung finden. So kann die Performance stehts hochgehalten werden und Kerninformationen zur Entscheidungsfindung stehen geordnet bereit. Zusätzlich lassen sich Informationen durch die Filterfunktion gezielt, auf die für den jeweiligen Anwender relevanten Daten eingrenzen.

Folgende Karten sind je nach Berechtigung in der Verkaufsübersicht verfügbar:

Neue Kundenaufträge sofort bearbeiten – den Arbeitsvorrat überwachen

Die Karte „offene Kundenaufträge“ zeigt eine Liste offener Aufträge und kann deshalb als Einstiegsapplikation für die Auftragsbearbeitung genutzt werden. Da die Liste sehr groß sein kann, wird nach den zuletzt geänderten oder angelegten Belegen sortiert. Die Gesamtzahl der Belege wird dabei im Kopf der Karte angezeigt. Zur Bearbeitung der einzelnen Belege wird mit dem Klick auf den Kartenkopf in die App „Kundenaufträge verwalten“ abgesprungen. Dort wird ebenfalls direkt auf die offenen Belege gefiltert, um diese weiter im Detail prüfen zu können. Die in der Karte selbst aufgelisteten Belege werden mit Kerninformationen versehen. Um den Auftrag im Detail zu prüfen, kann direkt auf ihn geklickt werden, um in die VA03 GUI for HTML Version abzuspringen.

Mit dieser Applikation erhält der Anwender einen schnellen Überblick über den Arbeitsvorrat und neue eingegangene Kundenaufträge.

Schneller auf Kundenbedürfnisse reagieren – Reklamationen im Blick behalten

Reklamationen sind nie besonders gut für die Beziehung zu den Kunden. Da sie sich aber nicht immer vermeiden lassen, unterstützt die Karte „Kundenretouren“ dabei, die Retouren im Blick zu behalten und schnell auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Andererseits sind Reklamationen auch immer eine Chance sich zu verbessern. Gut gepflegte Retourenbelege und ein Tool zur Übersicht bieten dafür eine gute Grundlage.

In der Karte „Kundenretouren“ werden Retouren angezeigt, die nach verschiedenen Parametern userabhängig sortiert werden können. Initial ist eine Sortierung nach aktiven Belegen eingestellt, diese kann aber nach dem Änderungsdatum oder – was insbesondere bei Kundenretouren sehr hilfreich ist – nach dem Retourenstatus sortiert werden. Über den Klick auf den Kartenkopf kann in die App „Kundenretouren verwalten“ gesprungen werden, aber auch hier ist ein direkter Absprung in die Anzeige des Verkaufsbelegs möglich.

Punktliche Rückerstattungen – schnell erkannter Klärungsbedarf

Durch Gutschriften fließt Geld zurück an den Kunden. Eine schnelle und reibungslose Bearbeitung ist daher essenziell für die Kundenzufriedenheit. Dennoch ist es in solchen Fällen immer wichtig, dass geprüft wird, was gutgeschrieben wird und aus welchem Grund. Behalten Sie die zu prüfenden Gutschriften im Blick und erkennen Sie Klärungsbedarf mit den Genehmigenden rechtzeitig, um Verzögerungen zu vermeiden.

Die Karte „Gesperrte Gutschriftsanforderungen“ stellt eine Liste der zuletzt geänderten oder angelegten Gutschriftsanforderungen dar, die noch zu prüfen und daher für die weitere Verarbeitung gesperrt sind. Die Liste enthält neben den Belegnummern weitere Kerninformationen wie den Gesamtstatus oder den Nettowert.  Über den Klick auf den Kartenkopf gelangt der Anwender in die App „Gutschriftsanforderungen verwalten“ und kann diese bearbeiten.

Effiziente Angebotserstellung – transparente Statusüberwachung

Angebote sollten einem Kunden schnell zur Verfügung gestellt werden können. Dies ist nur möglich, wenn alle wichtigen Daten zur Verfügung stehen. Mit der Karte „Offene Verkaufsangebote“ können Verzögerungen im Angebotsprozess vermieden werden. Dies wird insbesondere durch die Kerninformationen auf der Übersichtsseite sowie die farbliche Markierung der Status unterstützt: Wird die Gültigkeit in Grün angezeigt, ist das Angebot noch gültig. Wird der Status Rot eingefärbt, bedarf es bei einer Rückmeldung eventuell einer Überprüfung. Die Statusfarben orientieren sich dabei an den vordefinierten Meilensteinen im Verkaufsprozess. Von hier aus kann in die App „Verkaufsangebote verwalten“ oder in die VA23 GUI for HTML Version abgesprungen werden.

Wiederkehrende Aktionen zentral verwalten – Userexperience verbessern

Mit der Karte „Schnellaktionen“ können wiederkehrende Tasks direkt aus dem Dashboard initiiert werden. So lassen sich Verkaufsangebote, Kundenaufträge, Gutschriftsanforderungen und Kundenretouren von hier aus anlegen, indem in die jeweiligen Apps abgesprungen werden kann.

Trends erkennen – besseren Kundenservice bieten

Mit der Karte „Kundenauftragseingang“ können schnell Trends im Kundenauftragseingang erkannt und Änderungen im Vergleich zur Vorperiode oder zum Vorjahr analysiert werden, um Gegenmaßnahmen erarbeiten zu können und Entscheidungen zu treffen.

Initial wird in dieser Karte der Wert des Kundenauftragseingangs der letzten vier Monate angezeigt, welcher mit demselben Zeitraum im Vorjahr verglichen wird. Monate, in denen kein Eingang verzeichnet wurde, werden nicht angezeigt. Weiterhin stehen zwei weitere Filter zur Verfügung, um den Zeitraum auf sechs Monate oder ein Jahr zu erweitern. Der Kartenkopf gibt den gesamten Eingangswert des jeweils angewendeten Filters und vergleicht diesen mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres. Eine Abweichung wird in Prozent angegeben. Das Diagramm auf der Karte zeigt den monatlichen Nettoeingangswert an. Über den Klick auf den Kopf kann in die App „Kundenauftragseingang – Flexible Analyse“ gesprungen werden, um detaillierte Analysen zu starten.

Kundenauftragseingang hochhalten – Verkaufsangebotspipeline aktivieren

Die Verkaufsangebotspipeline erlaubt eine klare Übersicht über Angebote, um rechtzeitig zu agieren und um den Kundenauftragseingang weiterhin hochzuhalten. Durch ein Nachfassen beim Kunden können schneller Unklarheiten oder weitere Fragen geklärt werden, um ein Angebot auch zum Auftrag zu bringen.

Die „Verkaufsangebotspipeline“ zeigt offene Verkaufsangebote, die nach Ablaufdatum sortiert und in Gruppen aufbereitet werden. Auch hier kann in „Verkaufsangebote verwalten“ abgesprungen werden, um auslaufende Angebote zu prüfen und zu aktualisieren.

Wiederkehrende Probleme identifizieren – fehlerfreien Ablauf gewährleisten

Verzögerungen in der Kundenauftragserfüllung können enorme Auswirkungen haben. Es kommt zu Einbußen in Kapazitäten, der Kundenzufriedenheiten und letztendlich im Geschäftsergebnis. Vermeiden Sie diese Konsequenzen, indem Probleme schnell erkannt und gelöst werden. Gehen Sie wiederkehrenden Probleme auf den Grund, um diese vollständig zu vermeiden. Optimieren Sie Ihre Prozesse und somit die Beziehung zu Ihren Kunden und erhöhen Sie Ihre Einnahmen.

Die Karte „Kundenauftragserfüllung“ bietet einen Überblick über die Anzahl an Problemen in den Bereichen der Kundenauftragserfüllung. Springen Sie über den Kopf in die App „Erfüllung von Kundenaufträgen - Probleme klären“ ab, um Probleme im Detail zu prüfen und zu lösen. Über den Klick auf einen bestimmten Prozessabschnitt, in dem Probleme auftreten, kann in die dem Prozess entsprechende App abgesprungen werden. Allerdings wird hier auf die Probleme im gewählten Prozessschritt gefiltert.

Fazit

Das Dashboard der Verkaufsübersicht bietet einen guten Einstiegspunkt für den operativen Vertrieb, um das Tagesgeschäft im Auge zu behalten und handlungsfähig zu bleiben. Veränderungen und Probleme können von hier aus zentral und schnell erkannt und behoben werden. Eine mühsame und zeitintensive Überwachung über GUI-Transaktionen entfällt und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird enorm erleichtert. Mit den in FIORI vorhandenen Konfigurationsoptionen kann das Dashboard an individuelle Anforderungen angepasst werden und die Performance von Applikationen, Prozessen und Mitarbeitern steigern.

Das Dashboard der Verkaufsübersicht bietet einen guten Einstiegspunkt für den operativen Vertrieb, um das Tagesgeschäft im Auge zu behalten und handlungsfähig zu bleiben. Veränderungen und Probleme können von hier aus zentral und schnell erkannt und behoben werden.

Tim Heck, Solution Consultant SAP SDCONSILIO GmbH

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