Mit der Einführung des SAP-Geschäftspartners hat die SAP die Abbildung von Beziehungen zwischen einzelnen Geschäftspartnern innerhalb des ERP-Systems ermöglicht. Eine Geschäftspartnerbeziehung repräsentiert dabei ein Verhältnis zwischen zwei im System angelegten Geschäftspartnern. Es kann sich dabei um unterschiedliche Geschäftspartnertypen handeln, die in einem Verhältnis zueinanderstehen, wie zum Beispiel ein Geschäftspartner vom Typ Organisation, der eine Beziehung zu einem Geschäftspartner vom Typ Personen pflegt. Durch die Anlage und Pflege von Beziehungen im Geschäftspartnerstamm unterstreicht die SAP die Zentralisierung der Stammdatenpflege des Geschäftspartners bzw. der Kreditoren und Debitoren. Dadurch ermöglicht die SAP einerseits eine schnelle Pflege der Beziehungen direkt im Geschäftspartnerstamm, anderseits wird somit eine Übersicht auf die unterschiedlichen Beziehungskonstrukte zwischen den einzelnen Geschäftspartnern geboten.
Für das Abbilden der Beziehungen stellt die SAP bereits im Standard diverse Beziehungstypen zur Verfügung wie beispielsweise den Beziehungstypen "…ist Ansprechpartner von…" oder "…hat Vertriebspartner…". Dadurch lässt sich zum Beispiel der Ansprechpartner eines Lieferanten im System hinterlegen.
Neben den SAP-Standardbeziehungstypen können ggf. eigene Beziehungstypen notwendig werden - diese können im Customizing entsprechend gepflegt und anschließend bei der Anlage einer Beziehung zwischen zwei Geschäftspartnern ausgewählt werden. Das Anlegen eines benutzerdefinierten Beziehungstyps erfordert eine eindeutige Definition der Funktionalität, damit diese später in erwarteter Weise zur Verfügung steht. Beispielsweise muss die Kardinalität oder auch die Geschäftspartnertypen, die in der Beziehung hinterlegt werden können, im Customizing definiert werden.
FUNKTIONEN der GESCHÄFTSPARTNERBEZIEHUNGEN:
1. Stammdatenmanagement: Geschäftspartnerbeziehungen ermöglichen es den Unternehmen, umfassende Stammdaten für ihre Partner zu pflegen. Hierzu gehören grundlegende Informationen wie Name, Adresse, Kontaktinformationen, Bankdaten und mehr. Durch die Verknüpfung der Geschäftspartner müssen Stammdaten nur noch an einen zentralen Ort im System gepflegt werden und nicht in jedem Kreditor/Debitor. Dadurch wird der Aufwand der Stammdatenpflege reduziert und gleichzeitig die Stammdatenqualität verbessert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für sämtliche Geschäftsvorgänge und können eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Geschäftspartnern ermöglichen, da beispielsweise auf Ansprechpartner oder Vertriebspartner zurückgegriffen werden kann.
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2. Rechtevergabe: Mit einer Beziehung können auch Rechte innerhalb des Systems vergeben werden. Über den Beziehungstyp "…wird im Kreditmanagement betreut von…" können Mitarbeiter, die als Geschäftspartner gepflegt sind, Unternehmen zugeordnet werden. Der hinterlegte Mitarbeiter bekommt damit Kreditfälle in der dokumentierten Kreditentscheidung zugewiesen und kann diese anschließend freigeben oder ablehnen. Die SAP setzt mit der Beziehung somit die geschäftspartnerabhängige Rechtevergabe um und erleichtert gleichzeitig die Vergabe von Rechten.
3. Abbildung von Beziehungskonstrukten: Wie eingangs erwähnt, können unterschiedliche Beziehungstypen verwendet werden, um die Beziehungskonstrukte in den Stammdaten zwischen den einzelnen Geschäftspartnern abzubilden. Nachfolgend sind ein paar Beispiele für SAP-Standardbeziehungstypen und deren Funktion:
- Mitarbeiter-Beziehung: Diese Beziehung wird zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter angelegt. Dadurch können die einzelnen Geschäftspartner in ein eindeutiges Verhältnis gesetzt werden.
- Mutter-Tochter-Struktur: Diese Beziehung wird verwendet, um die Beziehung zwischen einer übergeordneten Muttergesellschaft und den Tochterunternehmen darzustellen. Sie hilft dabei, die Unternehmensstruktur und die finanziellen Beziehungen zwischen den Unternehmen abzubilden.
- Vertriebsbeziehung: Diese Beziehung wird ebenfalls zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter gepflegt. Mit dieser Beziehung kann der Vertriebspartner eines Unternehmens gepflegt werden und kann somit die Kommunikation sowie Zusammenarbeit bei Vertriebsaktivitäten erleichtern.
- Kontaktbeziehung: Diese Beziehung wird verwendet, um die Beziehungen zwischen zum Beispiel einem Unternehmen und den Kontaktpersonen wie Ansprechpartnern, Vertriebsmitarbeitern oder Kundenbetreuern zu verwalten. Dadurch kann die Lieferanten- und Kundenbetreuung erleichtert werden, da Ansprechpartner benannt sind, die die Zusammenarbeit bei Rückfragen oder diversen Problemstellungen unterstützen können.
Mit der Pflege der Beziehungen im SAP-Geschäftspartner können die Geschäftspartnerstammdaten um wertvolle Informationen für den Fachbereich erweitert werden und somit die Geschäftsprozesse im Tagesgeschäft, zum Beispiel durch das Pflegen eines Ansprechpartners, unterstützen und verbessern.
Fazit
Mit der Umsetzung der Geschäftspartnerbeziehungen kann der Geschäftspartner um weitere wertvolle Stammdaten und somit auch um relevante Informationen für den jeweiligen Fachbereich ergänzt werden. Die Geschäftspartnerbeziehung ermöglicht ein umfassendes Bild auf das Beziehungskonstrukt zwischen Geschäftspartnern und kann dadurch das Tagesgeschäft sowie die Kommunikation verbessern. Der Verwendungsgrad der Geschäftspartnerbeziehungen hängt dabei vom benötigten Umfang eines Unternehmens ab sowie dessen Anspruch an die Vollständigkeit und Qualität der Geschäftspartnerstammdaten. Während einige Beziehungen einen eindeutigen Anwendungsfall darstellen und somit ihre Daseinsberechtigung haben, können andere Beziehungstypen wiederum als Ergänzung betrachtet werden. Letztendlich muss sich jedes Unternehmen die Frage stellen, wie detailliert die Beziehungen im System benötigt sind.
