Wer seine Stammdaten in verschiedenen ERP-Systemen verwaltet, weiß, dass die Harmonisierung der Daten in einer zentralen Anwendung eine immense Herausforderung darstellt. Ein aufwendiges Mapping zwischen den vielen SAP- und Non-SAP-Systemen und fehleranfälliges Replikationsmodell führen zu Dateninkonsistenzen und mitunter zeitintensiver manueller Nachbearbeitung.
Auch Unternehmen, die SAP SRM im Einsatz haben, stehen vor der Frage, wie die zentrale Beschaffung nach dem angekündigten Supportende 2027 aussehen soll. SAP S/4HANA for Central Procurement heißt der Nachfolger des SRM. Mit diesem Produkt können die strategische und operative Beschaffungsprozesse zentral gesteuert und verwaltet werden.
Systemlandschaft
Neu an der Systemarchitektur ist, dass das Central Procurement als Beschaffungsmodul direkt in den Kern des S/4HANA integriert ist und über Customizing-Einstellungen aktiviert wird. Im Multi-Backend-Szenario wird ein S/4HANA System als zentraler Hub eingerichtet, der eine Verbindung zwischen diversen SAP-, Non-SAP-, Cloud- oder On-Premise-Systemen herstellt. Auf diese Weise können Bestellanforderungen, Bestellungen, Anfragen und Kontrakte aus verschiedenen Backend-Systemen zentral bearbeitet, aber z.B. auch Shared Service Szenarien abgebildet werden.
Eine große Optimierung im Vergleich zu SRM stellt die Art der Kommunikation zwischen den Backend- und dem zentralen Hub-System dar: Hier werden die Daten nicht mehr zwischen zwei Systemen repliziert, sondern über Staging Tables im Central Procurement Hub (CPH) synchronisiert. Beleg-Änderungen über die CPH Fiori Apps triggern i.d.R. direkt auch die Änderung des jeweiligen Backend-Belegs.
Ein weiteres Merkmal von Central Procurement ist, dass die Business Logik im Backend-System verbleibt und auch in der zentralen Bearbeitung direkt angewendet wird. So wird beispielsweise eine Bestellanforderung im Backend-System angelegt und im Central Procurement Hub mit Berücksichtigung der jeweiligen ERP-Logik bearbeitet. So können beispielsweise Bestellungen aus verschiedenen ERP-Systemen zentral bearbeitet werden, die länder- und prozessspezifische Konditionen und Eigenschaften haben.
Szenarien
Das Central Procurement beinhaltet verschiedene Geschäftsprozesse – sogenannte Szenarien -, die in Abhängigkeit von den Unternehmensanforderungen einzeln aktiviert werden können. Mit diesen Szenarien, die Prozesse von der zentralen Bezugsquellenfindung über zentralen Einkauf bis hin zur zentralen Rechnungsstellung abbilden, können beispielsweise Bedarfe verschiedener Backend-Systeme ermittelt und verwaltet werden. Auch müssen die Beschaffungsprozesse nicht mehr in jedem System separat und einzeln erfolgen.
Darüber hinaus bietet das Central Procurement verschiedene Möglichkeiten der zentralen Analyse, die einen Real-Time-Überblick liefern und Optimierungspotenziale aufzeigen.
Integration mit anderen Anwendungen
Bei jedem der genannten Szenarien sind vordefinierte Schnittstellen zu anderen Anwendungen wie beispielsweise Ariba Guided Buying verfügbar. Diese Anwendungen sind vielschichtig und bieten Erweiterungen und Funktionen von der intuitiven Anwendung und dem Katalogeinkauf mit dem Einkaufserlebnis wie bei amazon bis zum automatisierten Ausschreibungsprozess für neue Lieferanten.
Zeitpunkt der Integration
Wer also ein Zentraleinkaufs-Beschaffungstool der SAP nutzen möchte, für den führt spätestens ab 2027 kein Weg an Central Procurement vorbei. Ob man so lange auf die Implementierung wartet und bis dahin noch das SRM betreibt oder gleich im Rahmen der Umstellung auf S/4HANA das Central Procurement aktiviert, ist eine individuelle Entscheidung. Einerseits stehen bei der zweiten Variante gleich nach dem Go-live alle neuen Funktionen zur Verfügung, andererseits ist eine solche Umstellung auch eine zusätzliche Baustelle in einem ohnehin schon anspruchsvollen Transformationsprozess zu S/4HANA. Entscheidet man sich dafür, das SRM vorerst weiter zu nutzen und es zu einem späteren Zeitpunkt durch Central Procurement abzulösen, entlastet man zwar das S/4HANA-Transformationsprojekt, muss sich aber mit der Anbindung des SRM an S/4HANA beschäftigen. Auch unternehmensspezifische Prozess- und Organisationseigenschaften sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden. Hier gilt es also, die Vorteile und Herausforderungen beider Möglichkeiten zu prüfen, um die richtige strategische Entscheidung zu treffen.
Central Procurement verbindet verschiedene Backend-Systeme (On Premise und Cloud) mit einem zentralen S/4HANA Hub System und spezielle Funktionen sowie Fiori-Apps ermöglichen die zentrale Verarbeitung von Einkaufsbelegen.
