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Simplify EHS - alle Produktdaten in einem Tool

Simplify EHS führt alle im System verstreuten Daten des SAP-Moduls EHS zusammen - ohne doppelte Datenpflege und zusätzliches Customizing.

Der SAP-Bereich Environment, Health and Safety behandelt ein breites Spektrum an Themen: vom Gesundheits- und Umweltschutz über Produktsicherheit bis hin zum Abfallmanagement. Und so breitgefächert das EHS-Modul, so komplex die Datensituation – und die Daten sind wiederum im gesamten ERP-System verstreut. Simplify EHS führt alle relevanten Informationen zusammen – ohne doppelte Datenpflege und zusätzliches Customizing.

Die wachsenden Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften betreffen jedes Unternehmen - ausnahmslos. Ob Schutz der Mitarbeiter während der Arbeit, Transport von Gefahrgütern oder Herstellung beziehungsweise Verarbeitung von Gefahrstoffen – die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist für jeden Unternehmer obligatorisch. Viele SAP-Kunden vertrauen seit Jahren auf die SAP-Lösung EHS als Teil des SAP Sustainability Managements, die alle Bereiche der Gesundheits-, Umwelt- und Produktsicherheitsvorschriften abdeckt. Das EHS-Modul besteht aus verschiedenen Komponenten, die in den jeweiligen Sub-Modulen gepflegt werden. Ein EHS-Spezialist muss also in mit diversen Modulen vertraut sein, um dort die entsprechenden Daten zu pflegen. Mit stetig wachsenden Anforderungen an die Rechtskonformität laufen die Fachleute Gefahr, einen Überblick über die im gesamten System verstreuten Daten und Funktionalitäten zu verlieren. In einem hochsensiblen Bereich wie Environment, Health and Safety können Fehler zu schweren Folgen führen – für das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Umwelt. Abhilfe schafft hier die CONSILIO-Lösung Simplify EHS.

Datenpflege an einer zentralen Stelle

Simplify EHS ist ein Add-on, das von CONSILIO GmbH und CLC xinteg entwickelt wurde und sowohl auf einem ECC-System als auch auf S/4HANA nutzbar ist. Das primäre Ziel des Add-ons ist eine Zusammenführung der auf verschiedene Transaktionen und Bereiche verteilten Stammdaten. Statt für jedes Merkmal eine neue Transaktion aufzurufen, erlaubt die Simplify EHS eine zentrale Datenpflege in einem Cockpit. Dazu ein Beispiel:

EHS-relevante Daten eines Produkts werden an verschiedensten Stellen gepflegt: Es kann das Materialstamm sein, eine Spezifikation oder Transportdaten.

Darüber hinaus sind in der SAP- oder Non-SAP-Umgebung weitere relevante Daten zum Produkt enthalten: Es sind Berichte, E-Mails oder diverse Dokumente:

Bei der Komplexität der Daten und Quellen ist es nur logisch, sie alle unter einen Hut bringen zu wollen. Und genau das übernimmt die Simplify EHS: Die Lösung vereint alle relevanten Informationen in einem Tool unter dem Begriff einer Produktakte:

Eine Produktakte umfasst nicht nur relevante Stammdaten wie beispielsweise Spezifikation oder Verwaltungsdaten, sondern enthält auch die Bewegungsdaten, Protokolle, Checklisten etc.

Simplify EHS ist beliebig einsetzbar und kann beinahe an jede Kundenanforderung individuell angepasst werden. Die hier beschriebene „Produktakte“ ist nur ein Beispiel von vielen verschiedenen Einsatzmöglichkeiten: Produktionsmanagement, Dokumentenmanagement, Workflowsteuerung, Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Die Liste der möglichen Anwendungen – und die damit verbundenen Erleichterungen (Simplify!) in der täglichen Arbeit - ist nicht limitiert und wird passgenau auf Ihre Anforderungen und Wünsche zugeschnitten!

Produktakte - der Aufbau

Jede Produktakte besteht aus drei Aktenbereichen:

  • Metadaten beinhalten Informationen zum Produkt, die in SAP gespeichert sind. Das können beispielsweise Spezifikationen oder Materialprozessdaten sein. Über einzelne Reiter ist der Absprung in das jeweilige Modul im SAP möglich.
  • Komponenten stellen Dokumente aller Arten dar: Notizen, Protokolle, Workflows etc.
  • Ordnerstruktur beinhaltet Dokumente der jeweiligen Dokumentenart. Unter dem Reiter „Daten und Dokumente“ finden sich unter Anderem Sicherheitsdatenblätter des jeweiligen Produkts, die Produkt-Aufkleber in benötigtem Format, Gefahrgut-Dokumente, Fotos, E-Mails etc.

Wichtig dabei ist, dass die Metadaten und die Komponenten genauso wie die Ordnerstruktur individuell konfigurierbar sind. Wenn Sie also einen vordefinierten Datensatz nicht benötigen oder einen eigenen definieren wollen, so können Sie das ohne zusätzliche Entwicklungen tun.

Integration

Das Simplify EHS Add-on ist so in die Standard-Lösung integriert, dass hier keine zusätzliche Datenpflege in den jeweiligen Bereichen oder Transaktionen notwendig ist: Die in der Produktakte gepflegten Informationen werden automatisch in die Standard-Tabellen übertragen, die mit den Standard-Anwendungen angesprochen werden. Wird ein Produktmerkmal wie bis jetzt in der Standardtransaktion gepflegt – beispielsweise im Materialstamm –, erscheint die Änderung ebenfalls in der Produktakte.

Alles kann, nichts muss

Darüber hinaus ist das Simplify EHS in weitere Anwendungen und Oberflächen integriert: Die Datenpflege kann über SAP GUI, Outlook & Office, Web-Applikation (FIORI) und auf mobilen Geräten erfolgen. Beispielsweise kann eine E-Mail direkt aus dem Outlook direkt ins SAP geladen werden. Für den Anwender bedeutet das, er kann seiner Arbeit nachgehen, ohne sich im SAP GUI anmelden zu müssen, und die Daten werden zuverlässig im SAP-System gespeichert und verarbeitet. Die gute Nachricht ist: Die Nutzung der Produktakte über FIORI-Oberfläche oder Outlook ist kein Muss. Wer lieber in der GUI-Produktakte – oder gar wie gewohnt in einzelnen Transaktionen - arbeiten möchte, kann das tun. Wer aber einen schnellen Zugriff auf die Daten benötigt – beispielsweise der Genehmiger am Flughafen, der kann alles Notwendige bequem aus der App auf dem Smartphone erledigen.

Mehr Sicherheit mit zentraler Dokumentenverwaltung

Eine wichtige Funktion des Simplify EHS bildet die zentrale Dokumentenverwaltung ab. Ob Studien und Literatur zum Produkt oder Stoff oder Stücklisten / CAD – alle Arten von Dokumentation lassen sich zentral an einer Stelle verwalten. Der besonders komplexe und sensible Bereich Regulatory Affairs kann von den Verantwortlichen genutzt werden, um den gesamten Zulassungsprozess nachhaltig abzubilden:

Fazit

Wer mit immer komplexeren EHS-Daten arbeitet und die gesetzlichen Vorschriften fehlerfrei einhalten will, dem ist mit dem Tool Simplify EHS sehr gut geholfen. Alle Daten auf einen Blick, eine bessere Übersicht und Zeitersparnis bei der Datenverarbeitung machen die Lösung attraktiv sowohl für erfahrene Fachleute als auch für neue Kollegen. Eine hohe Flexibilität der Konfiguration schafft zudem eine individuelle und an die Unternehmensbedürfnisse angepasste Anwendung.

Simplify EHS ist beliebig einsetzbar und kann beinahe an jede Kundenanforderung individuell angepasst werden. Die Einsatzmöglichkeiten der Lösung sind vielfältig: Produktionsmanagement, Dokumentenmanagement, Workflowsteuerung, Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Die Liste der möglichen Anwendungen – und die damit verbundenen Erleichterungen (Simplify!) in der täglichen Arbeit - ist nicht limitiert und wird passgenau auf Ihre Anforderungen und Wünsche zugeschnitten!

Dr. Fridtjof Schucht, Managing Consultant SAP EHS CONSILIO GmbH