Die Vorausdenker - CONSILIO GmbH

Programm-Management

Die Planung und Steuerung von Projekten optimieren

Obwohl Projekte durch ihre Einzigartigkeit gekennzeichnet sind, gibt es Interdependenzen zwischen verschiedenen Projekten. Mit zunehmender Unternehmensgröße und dementsprechend zunehmender Anzahl von verschiedenen parallel ablaufenden Projekten ist es empfehlenswert, thematisch zusammenhängende Projekte zu Programmen zusammenzufassen. Dadurch entsteht mit dem Programm-Management eine weitere Ebene, auf der wiederum

Zielerreichung, Ressourcenbedarfe und Zeitplanung der Einzelprojekte aufeinander abgestimmt werden müssen. Das Programm-Management wird oft synonym als Multi-Projektmanagement bezeichnet. Aufgrund seiner Komplexität stellt das Programm-Management für Unternehmen eine große Herausforderung dar.

Die Komplexität des Projektmanagements lässt sich am besten in einem professionellen Program Management Office organisieren

Mit diesen Programm-Management-Aufgaben entlasten wir Ihre Projektorganisation

  • Wir unterstützen Sie bei den zentralen Aufgaben des Programm-Managements wie der Programmplanung, der strategischen Steuerung und dem Management des Veränderungsprozesses. Gemeinsam mit den Projektleitern sorgen wir für eine erfolgreiche Abwicklung des Programms.
  • Erfahrene Berater unterstützen Sie bei der strategischen Auswahl der Projekte, die in einem Projektprogramm zusammengefasst werden.
  • Gemeinsam mit Ihnen planen wir realistische Projektstart- und -endtermine, die unter Berücksichtigung der Ressourcenverfügbarkeit erreicht werden können.
  • Unsere Experten unterstützen Sie bei der operativen Zuordnung und der abgestimmten Steuerung von Budget und Ressourcen in den Projekten.
  • Wir beherrschen das Management der wechselseitigen Einflussnahme von Projekten und helfen Ihnen beim Identifizieren und Beseitigen von Engpässen und Risiken.
  • CONSILIO unterstützt Sie bei der Etablierung von Standards, der Qualitätssicherung und beim Support der lokalen Implementierungen.
  • Wir organisieren die Komplexität des Projektmanagements in einem professionellen Program Management Office.

Top 6 Tipps für ein erfolgreiches Programm-Management

Für ein Unternehmen stellt das Programm-Management eine große Herausforderung dar, denn aufgrund der Komplexität und des Umfangs verlangen Programme nach einer intensiven Steuerung. In der Regel erfolgt diese durch den Programm- und die Projektleiter. Für eine erfolgreiche Abwicklung des Programms empfiehlt es sich, diese Organisation in einer zentral verantwortlichen Stelle abzubilden: dem Program Management Office.

Die Aufgaben eines Program Management Office sind unter anderem, die Projektleiter für das jeweilige Programm zu qualifizieren und sie bei der Projektleitung im Programm zu unterstützen. Außerdem wird über das Program Management Office eine gleichbleibend hohe Datenqualität aus den Projekten, die Einhaltung von Statusterminen und Durchführung von Steuerungsmeetings sowie die Problembehandlung bei Engpässen und Risiken gewährleistet.

In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob die Prozesse zur Steuerung einzelner Projekte in Ihrem Unternehmen reibungslos ablaufen. Dies ist eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Steuerung eines Programms.

Etablieren Sie regelmäßige Abstimmungsrunden und Steuerungsmeetings mit allen Beteiligten. Nur so können Sie eine gleichzeitige Verarbeitung aller Informationen aus den Projekten in der richtigen Qualität und zum richtigen Zeitpunkt sicherstellen.
Um Abweichungen frühzeitig erkennen und schnell reagieren zu können, sollten Steuerungsprozesse entsprechend der Gesamtlaufzeit des Programms getaktet werden.

Jedes Programm zeichnet sich durch individuelle Besonderheiten in seiner Abwicklung aus. Das gilt insbesondere dann, wenn viele Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen daran beteiligt sind.
Kommunizieren Sie die Besonderheiten und die gewünschte Vorgehensweise, damit alle Projektleiter damit vertraut sind und sich entsprechend verhalten.

Die richtige Projektstruktur ermöglicht es Ihnen, zeitliche und inhaltliche Abhängigkeiten zwischen den Projekten im Programm darstellen zu können. Über wichtige Meilensteine in den einzelnen Projekten kann das Programm fortlaufend überwacht werden.
Ein Programmplan, der alle Steuerungsinformationen und Schnittstellen beinhaltet, vereinfacht zudem die Übersicht und die Handhabung.

Legen Sie Schnittstellen zwischen den Projekten an den Meilensteinen fest und synchronisieren und automatisieren Sie diese. Durch eine automatische Synchronisation mit dem Programmplan können Sie im Fall von Terminverschiebungen viel Zeit sparen.

Viele Projekte sind mit hohen Risiken behaftet. Diese Risiken können zu Terminverzögerungen von Teilprojekten führen, die dann wiederum Auswirkungen auf die Terminplanung des Gesamtprojekts haben.

Setzen Sie die terminliche Steuerung der Schnittstellen nicht nur über aktuell geplante Termine um, sondern nutzen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse. Diese hilft Ihnen, den Projektfortschritt zu überwachen und liefert eine frühzeitige Warnung, wenn Termine mehrmals verschoben werden.

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