SAP-APO-Migration der Absatz- und Budgetplanung zu SAP Integrated Business Planning

Einführung von SAP IBP für die schrittweise Ablösung von SAP SCM APO

Zu den Quick Facts

Highlights der Implementierung

APO-Ablösung mit mehreren Zwischenarchitekturen
Simulations-Framework zum Testen, Vergleichen und Bewerten neuer Algorithmen mit Produktivdaten
10 Prognosemodelle mit teilweise kombinierten Prognosealgorithmen für 2 verschiedene Prognoseebenen mit wöchentlichem Lauf
Weitere Prognosealgorithmen, zum Teil mit anpassbarer Parametrisierung über Stammdatenpflege
Automatische Prognosemodell-Auswahl nach eigenem Regelwerk
Prognose und Planung auf unterschiedlichen Aggregationsebenen mit Möglichkeit zur Prüfung und Definition der optimalen Prognoseebene

17 % Verbesserung der Prognosegüte gegenüber der Planung in APO DP durch moderne und abgestimmte Algorithmen sowie die einfachen Möglichkeiten zur Optimierung
Planung von Produktvarianten bzw. Produkten mit mehreren Merkmalen
Für 400.000 Planungskombinationen laufen 10 Prognosemodelle in nur ca. 1 Stunde
Performante Integration von 1 Million Bewegungsdatenkombinationen pro Minute
Reduzierte Infrastrukturkosten durch Cloud-System
Frühzeitige und laufende Einbindung des Fachbereichs
Fast ausschließlich virtuelle Zusammenarbeit

AUSGANGSSITUATION

Mit der Einführung der cloudbasierten Planungssoftware SAP Integrated Business Planning (IBP) plant REHAU Industries die Vorgänger-Software SAP SCM APO mit ihren Modulen APO DP und APO SNP abzulösen, deren Support 2027 ausläuft und die bereits heute nicht mehr inhaltlich weiterentwickelt wird.

Die APO-Ablösung legt den Grundstein für zukunftsfähige und leistungsstarke Prozesse, die bestmöglich durch State-of-the-Art-Software unterstützt werden. Damit erschließt das Unternehmen strategische Potenziale zur Digitalisierung der Supply Chain sowie die Vorteile von cloudbasierter Software. Auf Grund der strategischen Bedeutung für REHAU Industries und des Umfangs zu migrierender Prozesse, Daten sowie dem notwendigen Change-Prozess für die Organisation, soll die APO-Ablösung frühzeitig angegangen werden.

Einhergehende Vorteile durch die rechtzeitige Ablösung sind neben einer flexibleren Planung interner und externer Projektressourcen auch die Möglichkeit, die IBP-Implementierung ohne Zeitdruck an den inhaltlichen Anforderungen auszurichten. Gleichzeitig wird dabei nachhaltig ein Knowhow-Transfer der neuen Software und Planungsstruktur in die Organisation ermöglicht.

Im ersten Schritt soll die Überführung von APO-DP-Planungsprozessen in das IBP for Demand umgesetzt und durch eine Budget-Planung ergänzt werden.

Die Kombination von Expertenwissen in den Bereichen SAP APO, Integration und IBP-Prozesse war für uns ausschlaggebend, das Projekt mit CONSILIO umzusetzen.

Anja Zeitler, SAP SCM Inhouse Consultant REHAU Industries SE & Co. KG

PROJEKTZIELE

Ablösung von APO DP durch IBP for Demand für die Prozesse der Absatz- und Budgetplanung
Mehr Flexibilität für die Anwender durch anpassbare Planungssichten, Filter, Favoriten etc.
Höhere Anwenderakzeptanz durch einfache Bedienung und Microsoft Excel als User Interface
Verbesserung der Prognosegüte und der Laufzeiten
Umsetzen der Budgetplanungsprozesse in einer zweiten Phase
Performanceverbesserungen bezüglich UI und Hintergrundverarbeitung von großen Datenmengen (ca. 2 Mio. Merkmalswertkombinationen von Kunde und Material)
Einfache Systembetreuung und -anpassungsmöglichkeit durch weitreichende Automatisierung, etwa via Provisioning und Job-Management sowie Simulationsfunktionalitäten
Zukünftig reduzierte Wartungs- und Infrastrukturkosten aufgrund der Cloud-Anwendung
Erster Schritt zur Nutzung weiterer IBP-Module für alle Planungsprozesse im Unternehmen und der endgültigen Ablösung von SAP APO
State-of-the-Art-Architektur, Nutzung von Cloud-Services
Sammeln von Erfahrungen mit der Cloud für zukünftige weitere Cloud-Anwendungen und Geschäftsprozesse
Tiefgreifender Aufbau von technischem Know-how in der IT-Abteilung

HERAUSFORDERUNG

Die Ablösung der SAP-APO-Installation für alle Divisionen von REHAU Industries erfordert eine sorgfältige Vorbereitung mit Definition einer Ziel-Systemarchitektur und einer sinnvollen Reihenfolge bei der Ablösung von Prozessen und Modulen. Durch den phasenweisen Ansatz der Migration ist die reibungslose Funktionsweise der betroffenen Prozesse auch während notwendigen technischen Zwischenarchitekturen zu gewährleisten. Der Erfolg der weitreichenden Anpassungen ist durch ein entsprechendes Change Management zu sichern. Im Rahmen des Projekts wurden die folgenden Herausforderungen besonders berücksichtigt:

Sehr eigenständige Divisionen mit zum Teil unterschiedlichen Anforderungen und Prozessen
Sehr große Datenmengen mit Planung auf mehreren, teils technisch unabhängigen Aggregationsebenen und technischen Planungsebenen mit dem rund zehnfachen der 3 Mio. Planungskombinationen
Komplexer Prozess zur automatisierten Prognosemodell-Auswahl
Abbildung paralleler Planungsstränge mit abgegrenztem Scope und technisch abweichenden Anforderungen
Komplexer Prozess zur Ermittlung von Preisen
Möglichkeit der gleichzeitigen Planung von Menge und Umsatz in derselben Kennzahl mit Berücksichtigung der jeweiligen Umrechnung in andere Maßeinheiten oder Währungen
Abbildung von dynamischen, zyklischen Berechnungen zur Ermöglichung der Anpassung jedes Kennzahlwertes innerhalb einer Berechnung
Möglichkeit zur einfachen, manuellen Anpassung konkreter Berechtigungen durch Key-User je nach Fortschritt im Planungsprozess, ohne Notwendigkeit eines Berechtigungsworkflows oder der Notwendigkeit, weitreichende Berechtigungen zuzuordnen
Automatische Generierung und Planungsmöglichkeit von Dummy-Kunden
Prozessübergreifendes Backup- und Data Lifecycle Management
Performance-Optimierung von Jobs und Operatoren in Zusammenarbeit mit der SAP-Entwicklung sowie von komplexen Kennzahl-Berechnungen in speziellen Szenarien im IBP-Backend

PROJEKTMANAGEMENT

Für die Erstellung von PoC und Konzept sowie während der Implementierung und dem Go-live bestand das Projektteam aus einem vierköpfi gen, internen Core Team und aus zwei bis drei CONSILIO-Beratern. Die vier Unternehmensdivisionen von REHAU Industries wurden zu Implementierung und Go-live fortlaufend auf dem aktuellen Stand gehalten. Das Projekt wurde mit der agilen Scrum-Methode durchgeführt, wobei die Zusammenarbeit fast ausschließlich virtuell erfolgte.

Nach dem erfolgreichen Go-live der Absatzplanung in IBP als Big Bang wurde der unternehmensweite Budgetierungsprozess „Absatzplangestützte Budgetierung“ in IBP installiert. Im Rahmen der Budgetplanung werden die Umsatzziele in den verschiedenen Divisionen und Ländern für das Folgejahr festgelegt. Hierzu wird unter anderem auf Planungsergebnisse aus der Absatzplanung mit IBP aufgesetzt. Durch die vorausschauende Projektplanung konnte die Implementierung der Budgetplanung ausführlich getestet und durch REHAU Industries freigegeben werden, sodass zusammen mit Anwender-Schulungen eine reibungslose Durchführung des jährlichen Prozesses mit IBP sichergestellt war.

Trotz der größtenteils virtuellen Zusammenarbeit erfolgte diese eng abgestimmt und erfolgreich. Alle inhaltlichen und zeitlichen Projektziele wurden erreicht. Durch ein sehr gutes Risiko-Management mit frühzeitiger Einbindung der Fachbereiche sowie ein kompetentes und handlungsfähiges Projektteam konnten die erwarteten Implementierungskosten trotz komplexer Anforderungen sogar unterhalb der Schätzungen gehalten werden.

Neben des reinen Projektverlaufs war das Projekt auch deshalb erfolgreich, weil alle Ziele erreicht oder die Erwartungen übertroffen wurden. SAP IBP erfährt bei REHAU Industries eine hohe User-Akzeptanz bei den Planern und verursacht wenig Support-Anfragen – selbst direkt nach dem Go-live. Sämtliche Tagesend- und Wochenendverarbeitungen verlaufen systemübergreifend stabil und performant. Die Beliebtheit des Tools überzeugt inzwischen auch Abteilungen, die bislang unabhängig operiert haben, ihre Planungsprozesse ebenfalls mit der implementierten IBP-Lösung abzubilden.