07. Oktober 2021

Externe Dienstleistung: Lohnbearbeitung in S/4HANA

Häufig müssen einzelne Fertigungsschritte an externe Dienstleister ausgelagert werden. Bei diesem Prozess unterscheidet die SAP zwischen der Lohnbearbeitung und der Fremdbearbeitung. Wir zeigen Ihnen die Unterschiede und Neuerungen in S/4HANA.

Häufig können einige Fertigungsschritte in der Produktion nicht im eigenen Unternehmen erfolgen, da die technologische Kompetenz nicht ausreichend ist, es Kapazitätsengpässe gibt oder es einfach kostengünstiger ist, einen Produktionsschritt oder den gesamten Fertigungsvorgang von einem externen Dienstleister durchführen zu lassen.  

Bei Erledigung der Fertigungsschritte ganz oder teilweise durch externe Unternehmen unterscheidet SAP zwischen zwei Verfahren: der Lohn- und der Fremdbearbeitung. Die Praxis zeigt, dass beide Prozessarten häufig verwechselt werden, weshalb wir zu Beginn dieses Blogbeitrages auf die Unterschiede beider Prozesse eingehen. Danach konzentrieren wir uns auf die Lohnbearbeitung in SAP.

Lohnbearbeitung

Unter Lohnbearbeitung wird ein Prozess verstanden, bei dem der externe Dienstleister alle Komponenten von uns erhält, die er in einem oder mehreren Arbeitsschritten verarbeitet. Jede Komponente sowie das veredelte Teil besitzen einen eigenen Materialstamm im SAP-System. Der Prozess wird über eine Bestellung abgewickelt. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen, schauen wir uns die Fertigung eines T-Shirts an. Wir haben die Stoffe und das Garn und stellen diese dem Lohnbearbeiter zur Verfügung, der für uns ein fertiges T-Shirt herstellt.

Fremdbearbeitung

Bei der Fremdbearbeitung – auch verlängerte Werkbank genannt - werden gewisse Fertigungsschritte durch einen externen Dienstleister erledigt, für die ihm unser zu bearbeitendes Teil zur Verfügung gestellt wird. Ein typisches Beispiel dafür ist eine Veredelung durch Lackierung. Eine Materialnummer hat dabei nur das fertige, veredelte Teil. Im Gegensatz zur Lohnbearbeitung wird der externe Produktionsschritt direkt aus einem internen Fertigungsauftrag gestartet. In unserem Beispiel haben wir das T-Shirt, aber nicht das Know-how zum Beflocken des T-Shirts. Der Fremdbearbeiter führt das Beflocken am T-Shirt durch, welches anschließend wieder in unsere interne Produktion eingeht. Eine Fremdbearbeitung ist also ein Schritt in der Produktion. 

Ablauf der Lohnbearbeitung

Der Lohnbearbeitungsprozess beginnt in S/4HANA wie gewohnt mit einer Lohnbearbeitungsbestellanforderung, die vollautomatisch über die Materialbedarfsplanung oder manuell generiert werden kann. Die Bestellanforderung wird durch das Einkaufsteam in eine Bestellung umgewandelt und nach einem Genehmigungsprozess an den Lieferanten übermittelt. Für die Komponenten wird der Warenausgang gebucht und der Transport zum Lieferanten veranlasst. Die Komponenten werden während des Veredelungsprozesses beim Lohnbearbeiter in einem separaten Sonderbestand geführt. Nach erfolgter Lohnbearbeitung wird der fertige Artikel im Lager vereinnahmt und der Verbrauch der Komponenten gebucht. Mit dem Ausgleich der Lieferantenrechnung ist in S/4HANA ebenso wie in einem ECC-System die Lohnbearbeitung abgeschlossen.

Was ist neu in S/4HANA

Während der Prozessablauf in S/4HANA weitestgehend unverändert bleibt, ergaben sich einige Änderungen in den Stammdaten, die den Bestellprozess automatisieren und die Stammdatenpflege vereinfachen können:

  • Lieferantenstamm: Während in einem ECC-System die Lieferanten mit den Buchungskreisdaten und Daten der Einkaufsorganisation im Lieferantenstamm gepflegt wurden, übernimmt in S/4HANA der Business Partner diese Funktion. Der Stammdatensatz wird mit allgemeinen Daten angelegt und in den Geschäftspartnerrollen „Kreditor“ um buchungskreisspezifische Daten und „Lieferant“ um einkaufsorganisationsspezifische Daten erweitert.
  • Das Orderbuch ist nach wie vor nutzbar, ist jedoch nicht mehr obligatorisch: Durch das Setzen des Kennzeichens „Auto BQF“ (automatische Bezugsquellenfindung) im Einkaufsinfosatz wird das Orderbuch obsolet. Das hat den Vorteil, dass nur ein Stammdatum gepflegt werden muss, und zwar der Infosatz.
  • Der Fertigungsversion kommt in S/4HANA eine neue Bedeutung zu: Über die nach wie vor obligatorische Stückliste wird die Fertigungsversion generiert, mit der eine automatische Bezugsquellenfindung möglich wird.
  • Die Bezugsquellenfindung hat sich im Gegensatz zum ECC von der Ablauflogik her technisch verändert, deshalb ist eine Orderbuchintegration nicht mehr verpflichtend und die Generierung einer Fertigungsversion notwendig. Des Weiteren kann im S/4HANA der Einkaufsinfosatz ganz einfach über das Kennzeichen „Auto BQF“ in den MRP integriert werden.

Lohnbearbeitungscockpit

Eine weitere Neuerung bietet das Lohnbearbeitungscockpit in Fiori. Mit einer intuitiven benutzerfreundlichen Oberfläche lassen sich die Lohnbearbeitungsvorgänge noch effizienter gestalten. 

Bei Erledigung der Fertigungsschritte durch externe Unternehmen unterscheidet SAP zwischen zwei Verfahren: der Lohn- und der Fremdbearbeitung. Aus unserer Erfahrung ist die Abgrenzung dieser Prozesse nicht immer klar, deshalb gehen wir gern näher auf die Unterschiede ein.

Kerstin Mihleisen, SCM Solution ConsultantCONSILIO GmbH

Weiterführende Infos:

Der Schlüssel zur effektiven Abwicklung externer Zuarbeiten

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