In der Welt des Geschäftsreisemanagements hat SAP eine lange Geschichte. Seit Jahren verlassen sich Unternehmen auf das SAP Travel Management (SAP-TV) für eine effiziente Abwicklung ihrer Reisekosten. Das bewährte Produkt wurde aber vor einiger Zeit von SAP abgekündigt und sollte eigentlich keine Weiterverwendung unter S/4HANA finden. An die Stelle von SAP Travel Management soll zukünftig das neue Cloud-Produkt SAP Concur treten.
Aufgrund einer Vielzahl von Bedenken aus der SAP-Community hinsichtlich SAP Concur, die wir im Folgenden weiter beleuchten, wurde das SAP Travel Management nun doch vorerst in S/4HANA zur Verfügung gestellt.
Die Hürden für den Wechsel zu SAP Concur
SAP Concur ist eine Cloud-basierte Lösung für das Reisemanagement. Sie bietet eine übersichtliche Verwaltung von reisekostenrelevanten Daten, ist einfach in der Anwendung und auf mobilen Geräten nutzbar – dies ist besonders bequem für Reisekostenabrechnungen von unterwegs. Trotz der Vorteile, die SAP Concur bietet, stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen, die einen sofortigen Wechsel verhindern. Compliance- und Datenschutzrichtlinien können in der Cloud-Lösung noch nicht in vollem Umfang realisiert werden und sind oft ein Hindernis, das es Unternehmen schwer macht, sich für SAP Concur zu entscheiden. Die Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und Kontrolle über sensible Unternehmensdaten führen dazu, dass einige Kunden vorerst an ihren bestehenden Lösungen festhalten.
SAP Travel Management in der Übergangsphase
Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) setzte sich daher für die Integration des etablierten SAP Travel Managements in SAP S/4HANA ein, um Unternehmen mehr Flexibilität für den Übergang zu bieten. Aufgrund der zahlreichen Argumente der DSAG hat sich SAP dazu entschieden, das klassische SAP Travel Management nun auch für S/4HANA zur Verfügung zu stellen.
Aktuell bietet SAP eine Zwischenlösung an: Das „SAP Travel Management with S/4HANA Compatibility Pack“. Dies ist das klassische SAP ECC Travel Management, das Kunden im S/4HANA-Umfeld bis Ende 2025 zur Verfügung steht. Für Kunden, die mittels einer Systemkonvertierung zu SAP S/4HANA migrieren, hat dies keinen zusätzlichen Aufwand zur Folge, da alle bestehenden Einstellungen übernommen werden.
In einem ECC-System bleibt die alte Lösung SAP Travel Management bis zum Wartungsende im Jahr 2027 bzw. 2030 bestehen.
Langfristige Lösung: SAP Travel Management for S/4HANA
Als langfristige Lösung stellt SAP das sogenannte „SAP Travel Management for S/4HANA“ bereit. Diese Version wurde eigens für S/4HANA entwickelt und steht seit 2022 zur Verfügung. Die Lösung enthält zwar keine großen funktionalen Neuerungen, bietet jedoch dank der HANA-Plattform und moderner Fiori-Apps eine verbesserte User Experience. So sind die Fiori-Apps übersichtlich aufgebaut und nach Rollen gruppiert. Die Rolle „Geschäftsreisender“ enthält beispielsweise folgende Apps:
- Meine Reiseanträge für Geschäftsreisenden
- Meine Reisepläne für Geschäftsreisenden
- Meine Spesenabrechnungen für Geschäftsreisenden
- Meine Kreditkartenumsätze
Ein weiterer Vorteil von Fiori ist die userfreundliche Anwendung auf mobilen Endgeräten. Hier können die Anträge direkt auf dem Handy angelegt, Reiseunterlagen hochgeladen und Reisekosten abgerechnet werden.
Das SAP Travel Management steht auch weiterhin in der GUI im gewohnten Umfang zur Verfügung. Wer seit jeher in der GUI-Umgebung der Lösung gearbeitet hat, muss nicht auf Fiori umsteigen und kann die Reisekosten wie bisher abrechnen.
Die Migration vom SAP ECC oder dem SAP S/4HANA Compatibility Pack wird durch bereitgestellte Migrationswerkzeuge und -dienste erleichtert.
Umstellungsmöglichkeiten für Unternehmen
Für die Umstellung des SAP Travel Managements im Zuge einer S/4HANA-Migration stehen verschiedene Wege zur Verfügung:
- Sie können zunächst auf das SAP Travel Management with S/4HANA Compatibility Pack umstellen – dies hat den Vorteil, dass die alten Einstellungen übernommen werden und kein zusätzlicher Aufwand entsteht. In einem zweiten Schritt, gegebenenfalls in einem neuen Projekt, migrieren Sie dann auf das SAP Travel Management for S/4HANA. Hier sollten Sie jedoch im Vorfeld die lizenzrechtlichen Fragen mit SAP klären, da die Lösung Ende 2025 ausläuft.
- Sie migrieren während der S/4HANA-Migration direkt auf das SAP Travel Management for S/4HANA.
Zukünftige Roadmap und Lizenzumwandlung
Insgesamt stellt SAP seinen Kunden eine klare Roadmap zur Verfügung, um sich auf die Zukunft des Reisekostenmanagements vorzubereiten. Da die Entscheidung zwischen SAP Travel Management und SAP Concur nicht einfach ist, bietet SAP den Kunden die Flexibilität, die sie benötigen, um die richtige Lösung für ihre individuellen Anforderungen zu finden. Damit verschiebt SAP erneut ein hartes Ende der Travel-Management-Lösung.
Ein Ausblick auf die Lizenzumwandlung: Die SAP bietet ihren Kunden je nach Situation eine Lizenzumwandlung an, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Bei weiteren Fragen rund um das Thema Travel Management nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!
