Flexible Workflow in S/4HANA
Freigabeprozesse in SAP digitalisieren
Unter SAP ECC war die Freigabe von Belegen mehr oder weniger auf das Modul MM beschränkt. Freigaben von Bestellanforderungen oder Bestellungen waren dort - wenn auch nicht perfekt gelöst - möglich. Andere Fachbereiche wie der Vertrieb mussten sich anderweitig, meist außerhalb des SAP-Systems, behelfen. Mit S/4HANA ist damit Schluss. Der Flexible Workflow als einheitliche, modulübergreifende Lösung bietet alles, was für Freigaben benötigt wird.
Ihre Vorteile
- (Mobile) Freigabe von SAP Belegen
- Volle Integration der Freigabe in den jeweiligen Beleg
- Audit-sichere systemseitige Dokumentation der Freigabeprozesse
- Alle Freigaben an einem Platz in der MyInbox-App
Flexible Workflow Funktionalitäten für alle Geschäftsprozesse
Sourcing and Procurement
Der Flexible Workflow in SAP S/4HANA im Sourcing & Procurement automatisiert Genehmigungen für Belege wie Bestellanforderungen, Bestellungen oder Einkaufskontrakte und erlaubt die flexible Konfiguration von Startbedingungen, Genehmigungsstufen und Ausnahmen über Fiori-Apps.
- Ausschreibung
- Lieferantenangebot
- Lieferantenbestätigung*
- Bestellanforderung (Position/Kopf)*
- Bestellung (Position/Kopf)*
- Lieferplan
- Einkaufskontrakt*
- Leistungserfassungsblatt
- Vollständig vorerfasste oder gesperrte Lieferantenrechnung
- Zuschlagsscenario
- Ausschreibung Lieferantenliste
*auch für Central Procurement Hub verfügbar
Sales
Der Flexible Workflow in SAP S/4HANA im Bereich SD (Sales & Distribution) erleichtert die automatisierte Freigabe von Vertriebsbelegen wie Kundenaufträgen, Angeboten oder Retouren und erlaubt eine flexible Anpassung von Startbedingungen, Genehmigungsstufen sowie Ausnahmen direkt über Fiori-Apps.
- (kostenloser) Kundenauftrag
- Gutschriftsanforderung
- Verkaufsangebot
- Kundenretoure
- Lastschriftanforderung
- Verkaufspreis
- Vorläufige Fakturen
Finance
Im Bereich Finance digitalisiert der Flexible Workflow in SAP S/4HANA Freigaben von Hauptbuchbelegen, von Prozessen im FI-CA oder FSCM und ermöglicht es, Genehmigungsregeln, Betragsgrenzen und Eskalationen flexibel über Fiori-Apps zu definieren.
- Hauptbuchbelegprüfung (FI-GL)
- Prüfung Wechselkursdifferenzen (FI-GL)
- Abstimmungsabschluss für Buchhaltung (FI-GL)
- Abstimmungsabschluss für Konsolidierung (FI-GL)
- Genehmigung Zahlungspositionen (Zahllauf)
- Bankkontoantrag (IHC)
- Intercompany-Abweichungsanpassung (ICA)
- Buchung der Belege (FI-CA)
- Ratenplan (FI-CA)
- Belegänderung (FI-CA)
- Belegstorno ( FI-CA)
- Ratenplanänderung (FI-CA)
- Contract-Accounting-Ausbuchungslauf (FI-CA)
- Bank Communication Management (FSCM)
- Abgelehnte Zahlungen (FSCM)
- Zahlungsvereinbarungen (FSCM)
- Zahlsperren (FSCM)
Logistik
Der Flexible Workflow in SAP S/4HANA im Bereich Logistik steuert automatisierte Freigaben für logistische Belege wie QM-Maßnahmen, Instandhaltungsaufträgen oder Konditionskontrakte (Bonusabwcicklung im Einkauf / Vertrieb) und erlaubt die flexible Festlegung von Genehmigungsregeln, Verantwortlichen und Eskalationspfaden über Fiori-Apps.
- Konditionskontrakte (LA)
- Abrechnungsfreigabe Konditionskontrakt (LA)
- Abrechnungsbelege (LA)
- Instandhaltungsauftrag (PM)
- Maßnahmenbearbeiter benachrichtigen (QM)
Sonstige Belege
- Personalabrechnungsbeleg
- Legal-Content-Management-Rechtsvorgang
- Fahrtpositionskosten
- Arbeitsplanabzeichnung
- Änderungsmappe Discrete Industry
Flexible Workflow - Ein Überblick
Natürlich stellt sich ebenso die Frage, welche Funktionalitäten während der Freigabe solcher Belege zur Verfügung stehen. Als neue Funktionalität innerhalb S/4HANA wird der Funktionsumfang mit jedem Release stetig erweitert. Dies ist übrigens auch für die Verfügbarkeit der Freigaben für anderen SAP Belege gültig. Somit ist der Funktionsumfang zum einen vom SAP Release abhängig, zum anderen von dem zu genehmigenden Beleg.
Ein paar Beispiele:
- Definition von Startbedingungen - Wann soll genehmigt werden?
- Definition von verschiedenen Genehmigungssteps - Wer soll wann und in welcher Reihenfolge genehmigen?
- Definition von Ausschlusskritieren - Wer darf nicht genehmigen?
- Freigabe über Fiori-App "MyInbox" - auch auf mobilen Endgeräten
- Email-Versand zur Erinnerung an Freigaben
- Workflow-Restart bei Änderungen während der Genehmigung
Durch unsere Vielzahl an Workflow-Implementierungsprojekte unterstützen wir Sie mit unserer Expertise und Know-How Ihre Freigaben zu Digitalisieren. Nutzen Sie Flexible Workflow im S/4HANA und schaffen Sie Mehrwert für Ihr Unternehmen.
SAP Business Workflow vs. SAP Flexible Workflow
Der klassische SAP Business Workflow diente unter ECC hauptsächlich als Workflow-Engine für SAP native Workflows. Die Workflow Engine wurde auch genutzt, um kundeneigenen Workflows im SAP abzubilden. Dies war oft mit hohen Aufwänden auf Entwickler-Seite verbunden.
SAP bietet unter SAP S/4HANA mit dem Flexible Workflow eine Weiterentwicklung des SAP Business Workflow, der im SAP Standard in vielen Belegen als Genehgmigungsworkflow eingebettet wurde. Einfach durch Key-User zu konfigurieren - ohne Beteiligung von Entwickler-Ressourcen. Durch eine Vielzahl an neuen Workflow sinkt der Bedarf von kundeneigenen Workflows, wobei auch hier der Flexible Workflow genutzt werden kann, um mit wenig Aufwand neue Workflows zu implementieren und Geschäftsprozesse zu automatisieren.
CONSILIO Erweiterungen
- Workflow-Protokoll im GUI - für Vertriebsbelege
- Workflow-Restart basiserend auf "geänderten Felder" im Vertriebsbeleg
- Genehmigerfindung über das Organisationsmodell
- Erweiterungen der Informationen in der MyInbox für den Genehmiger
- Kundeneigene Startkriterien für alle Workflow-Szenarien
Leistungen
- Hohe Expertise in der Umsetzung von Workflow-Projekten in S/4HANA
- "Ready-To-Use" Erweiterungen, die sich bei anderen Kunden bereits bewährt haben
- Von der Konzeption, über Go Live bis hin zum Daily-Support - Alles aus einer Hand
