EagleBurgmann hat einen wohldefinierten Genehmigungsprozess für Angebote über mehrere Stufen. Um die Genehmigungen effizienter zu gestalten, wurde beschlossen, den Prozess zu automatisieren.
Nachdem Angebote in S/4HANA erstellt werden, wurde ein flexibles Workflow- und regelbasiertes Angebots-Freigabesystem in diesem Umfeld gesucht, das schrittweise in alle Landesgesellschaften ausgerollt werden kann.
Zu Beginn des Projekts zeigten sich zunächst Herausforderungen in Bezug auf die kundenspezifischen Anforderungen und die Integration des Regelwerks BRFplus, die über den Standard des S/4HANA 1909 On-Premise hinausgingen.
Die Anwender wünschten sich eine Genehmigungsmöglichkeit auf Teamebene, einen integrierten E-Mail-Versand und ein sicheres Prüfverfahren. Zusätzlich lag ein besonderer Fokus darauf, die Transparenz und Nachverfolgbarkeit des Prozesses zu gewährleisten.
Ein weiterer Kundenwunsch war eine Zusatzfunktion zum Start des Genehmigungsprozesses, mit der Anwender den Prozess manuell steuern können, während dies im SAP-Standard automatisch beim Sichern des Angebots geschieht.
Nach der Freigabe wurden für den Anwender Details des Freigabeprozesses, wie Genehmigungsstatus und Gründe für das ermittelte Freigabeverfahren im Angebot visualisiert.
Der Genehmigungsprozess wurde auf Basis von vier Parametern über BRFplus-Tabellen implementiert. Der erste Parameter war der Gesamtwert des Angebots, welcher den internen Freigabeprozess anstößt. Zwei weitere Parameter waren die absolute und prozentuale Abweichung des Verkaufspreises zum empfohlenen Verkaufspreis. Zudem wurde auch die Höhe der Marge als Basis für die Freigabe zugrunde gelegt.
Die Lösung wurde bei EagleBurgmann als Pilotprojekt innerhalb von drei Monaten in den Landesgesellschaften USA, Mexiko und Kanada implementiert. Sie hat den Genehmigungsprozess bei rund 2.400 Angeboten pro Monat automatisiert.
Dadurch wurden nicht nur die Durchlaufzeiten verringert, sondern auch eine erhöhte Nachverfolgbarkeit und Transparenz geschaffen.
Auf Grund ihres hohen Nutzens wurde diese Lösung mittlerweile in vier weiteren Gesellschaften aktiv geschaltet.
Der Hauptnutzen definiert sich durch den verringerten Aufwand, die Möglichkeit Sperrgründe und Freigaben direkt im System zu dokumentieren, der Transparenz und dem nahtlosen Übergang der Prozesse während des Systemwechsels.