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Änderungen nachhaltig dokumentieren mit S/4HANA Change Record

Unkompliziert und sicher Produkte ändern, Kundenwünsche berücksichtigen, und das möglichst automatisiert und kostengünstig – geht das? Die SAP sagt „ja“ – mit dem S/4HANA Change Record.

Kennen Sie auch die Situation, dass Ihr Kunde zwar grundsätzlich mit Ihrem Produkt zufrieden ist, aber doch ganz gern eine kleine Änderung hätte? Es sollte nur ein Logo auf dem Behälterboden gedruckt oder die Plastikschleife in Farbe rot statt blau gebunden sein – also nichts Großes, daher gern zum selben Preis und zeitnah. Was weiter passiert, kann mit viel Aufwand verbunden sein, denn Ihr Materialstamm sieht nun mal keine Farbänderung vor. Das ist zwar grundsätzlich möglich, muss aber mit dem Stammdatenteam besprochen werden. Nachdem der Produktentwickler zugesagt hat, dass das möglich ist. Der gerade im Urlaub ist. Und wo kriegt man überhaupt das neue Teil her?

Dass eine harmlose Schleife viel Chaos anrichten und Druck aufbauen kann, ist durchaus nachvollziehbar: Der Bestandskunde ist zwar grundsätzlich zufrieden, aber auch er muss auf dem Markt bestehen, und das ist nun mal gerade nicht ohne eine rote Schleife möglich. Und die Konkurrenz sitzt oft nur einen Mausklick entfernt und bietet Schleifen in allen Farben an.

Nun läuft ein Change Prozess in Ihrem Unternehmen hoffentlich strukturierter, vielleicht haben Sie sogar ein Tool, mit dem Sie Änderungen verwalten und dokumentieren, oder er ist organisatorisch geregelt.

Wie schaffen es andere große Unternehmen, Änderungen weltweit zu managen?

SAP bietet genau für diese Zwecke den S/4 Change Record: ein Tool, das verspricht, mit Struktur und automatisierten Prozessen Änderungen zu Bündeln und nachweislich im System abzubilden.

Change Record ist die zentrale Anwendung für Product Change Management und somit Teil von Product Lifecycle Management (PLM). Das Hauptaugenmerk des Change Record ist das Verbinden von verantwortlichen Personen, Prozessen und Produkten in einen automatisierten Prozess.

Gesetzliche Regulatorien, Qualitätsprobleme, sich ständig ändernde Marktbedingungen oder aber einfach nur der Optimierungsgedanke bedingen das Ändern von Produkten im Unternehmen. Produktänderungen sind oft aufwendig und zeitintensiv, zumal eine enge Abstimmung von verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Rollen notwendig ist. Wenn konstruktive Änderungen nun nicht vom Kollegen im Nachbarzimmer, sondern in Kooperation mit Kollegen, die auf dem ganzen Globus verteilt sind, abgestimmt werden müssen, dann schlägt selbst eine kleine Änderung an einem Produkt sehr große Wellen. Vor allem im Hinblick auf Änderungen bedingt durch politische Einflüsse ist es wichtig, Anpassungen an Produkten nachweislich zu dokumentieren.

Strukturierter Ablauf

Getriggert durch einen Änderungsgrund, erstellt der Antragssteller eine Änderungsmappe mit den Änderungswünschen. Hat er alle notwendigen Informationen eingetragen, kann er den Workflow starten und die Änderungsmappe findet seinen Weg zum Änderungskoordinator oder aber gleich zum betroffenen Ingenieur.

Der Ingenieur kann nun in den USA oder aber in einer abgelegenen Provinz in China sitzen. Die automatisierte und dezentralisierte Bearbeiterfindung hilft, unnötigen Aufwand mit der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner zu vermeiden. Kontextbasiert wird der nächste Bearbeiter abhängig von den zu ändernden Objekten ermittelt und über die Fiori-Inbox über    die ihm zugewiesene Aufgabe informiert.

Der Genehmiger bestätigt die Änderung mit seiner Signatur: Im Change Record besteht die Möglichkeit, eigene Signaturverfahren zu definieren wie beispielsweise mit Signatur und Passwort. Dadurch wird die Sicherheit und Compliance sichergestellt.

Zusatzfunktionen

Spannend ist auch die Monitoring-Sicht in der App: ein Überblick über alle laufenden und abgeschlossenen Änderungen nach Priorität und in Diagramm- oder Listansicht. Damit wird die Transparenz gewährleistet und potenzielle Optimierungen erkannt.

Mit dem neuen Release, welches zum Ende des Jahres erscheint, kann der Change Record verschiedene Formen des Änderungsprozesses unterstützen: So können Änderungen in einer „Parent-Child“ Relation stehen, indem der eigentliche Prozess auf weitere kleinere Prozesse unterteilt wird, die unabhängig voneinander bearbeitet und vor allem zeitlich unterschiedlich beendet werden können. Der „Parent“-Prozess wartet auf die „Child“-Prozesse, bevor er selbst beendet werden kann. Dieses Szenario kann man bei Langläuferprojekten antreffen. Der „Split“ kann nach Objektart oder aber nach Gruppierung der Änderungspositionen erfolgen.

Ebenso gibt es Änderungen, die als „Sibling“-Prozess konsekutiv nacheinander abgearbeitet werden. Hierbei werden nach Beendigung eines Prozesses der Folgeprozess mit denselben Informationen und Objekten angestoßen.

Hin und wieder kann es vorkommen, dass parallel mehrere Änderungsanträge gestartet werden, die inhaltlich und thematisch zusammengehören. Zusammenhängende Anträge können dann per „Merge“ in eine einzelne Änderungsmappe münden.  

Automatisch oder doch manuell?

Ob ein Änderungsprozess automatisiert werden soll oder nicht, ist am Ende eine grundsätzliche Entscheidung, die von vielen Faktoren abhängt. Wenn aber Änderungsanfragen häufig vorkommen, lohnt es sich darüber nachzudenken, ob Tools als Unterstützung zur Zeitersparnis, besserer Transparenz und Effizienz eingesetzt werden sollten. Das S/4HANA Change Record kann bei dieser Problemstellung durchaus eine solide Lösung sein. Wenn darüber hinaus eine Integration der Produktions- und Fertigungsprozesse erwünscht ist, empfiehlt es sich, sich die Production Engineering and Operations (PEO), die neue in S/4HANA integrierte Plattform, genauer anzuschauen. Ein kurzer Überblick ist unter folgendem Link zu sehen:

Change Record ist die zentrale Anwendung für Product Change Management und somit Teil von Product Lifecycle Management (PLM). Das Hauptaugenmerk des Change Record ist das Verbinden von verantwortlichen Personen, Prozessen und Produkten in einen automatisierten Prozess.

Von Serkan Arslan, Senior Consultant PLM & PPCONSILIO GmbH

Weiterführende Infos:

S/4HANA Manufacturing

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Die SAP-Lösung Production Engineering and Operations (PEO) vernetzt Konstrukteure, Planer, Fertigungssteuerer, Arbeitsvorbereiter und Werker unter einer Plattform.