Purchase-to-Pay neu gedacht:
Effizient, transparent, regelkonform
Vereinheitlichte Genehmigungen, verbesserte Obligo-Steuerung und erhöhte Transparenz bei der Beschaffung langfristiger Dienstleistungen durch optimierte Purchase-to-Pay-Prozesse.
Die Mainzer Stadtwerke sind ein regional verankerter Energie-, Mobilitäts- und Infrastrukturdienstleister. Sie versorgen Mainz und die Region nachhaltig mit Strom, Gas, Wärme, Mobilität, Breitbandtechnologie sowie innovativen Dienstleistungen.
Effiziente sowie standardisierte Genehmigungs- und Beschaffungsprozesse waren das erklärte Ziel der Mainzer Stadtwerke für dieses Projekt. Unterschiedliche Genehmigungsregelungen je Geschäftseinheit verursachten hohen manuellen Aufwand und geringe Transparenz, während gleichzeitig die einheitliche Steuerung von Dienstleistungen und wiederkehrender Leistungen fehlte. Es galt die S/4HANA Flexible Workflows zu optimieren und durch strukturierte Steuerungsmechanismen eine saubere Budgetverteilung, revisionssichere Freigabeprozesse, transparente Obligo-Steuerung sowie eine nachhaltige Kostenkontrolle im Einkauf zu gewährleisten.
Effiziente sowie revisionssichere Beschaffungs- und Budgetsteuerung durch Optimierung der Einkaufsprozesse sowie Flexible Workflows unter S/4HANA
Projektziel
Ziel und Aufgabe des Projekts war die Optimierung der S/4HANA Flexible Workflows sowie der gezielte Einsatz von Rechnungsplänen, Einkaufskontrakten und Limitbestellungen.
Anforderungen und Umsetzung
Genehmigungsworkflow für Bestellanforderungen:
Es wurde ein einheitlicher und transparenter Genehmigungsworkflow für Bestellanforderungen über alle Buchungskreise umgesetzt. Die Flexible Workflows wurden vereinheitlicht und an das HCM-Organisationsmanagement angebunden.
Zusätzlich wurden Hand-Over-Funktionen für Dispositions-Bestellanforderungen (BANFen), sichtbare Anhänge in Meine Inbox, eine erweiterte Neustartlogik sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen implementiert, um einen stabilen, revisionssicheren und effizienten Freigabeprozess sicherzustellen.
Einkaufsoptimierung:
Im Projekt wurde die Beschaffung von Dienstleistungen und wiederkehrenden Leistungen strukturiert und transparenter gestaltet. Durch den Einsatz von Rechnungsplänen wurde eine monatsübergreifende, verursachungsgerechte Obligo-Steuerung umgesetzt.
Langfristige Leistungen wie Wartungen werden über Einkaufskontrakte mit jährlicher Bestellanlage abgebildet, während für variabel bepreiste, wiederkehrende Leistungen Limitbestellungen zur flexiblen und budgetkontrollierten Abwicklung eingesetzt werden.
Durch die Zusammenarbeit mit Consilio konnten wir unsere Purchase-to-Pay-Prozesse ganzheitlich optimieren. Neben der Überarbeitung der Flexible Workflows wurden auch Themen wie Obligo-Steuerung über Rechnungspläne, der Einsatz von Einkaufskontrakten sowie Limitbestellungen praxisnah und systemkonform umgesetzt. Dadurch konnten Transparenz, Effizienz und Budgetkontrolle nachhaltig verbessert werden.
Key Benefits für die Mainzer Stadtwerke
- Erhöhte Budget- und Kostenkontrolle durch verursachungsgerechte, monatsübergreifende Obligo-Steuerung mittels Rechnungsplänen
- Reduzierung von Budgetüberschreitungen durch den gezielten Einsatz von Limitbestellungen bei variablen Leistungen
- Klare Abbildung langfristiger Wartungsleistungen über Einkaufskontrakte mit jährlicher Bestellanlage
- Verbesserte Forecast- und Liquiditätsplanung durch frühzeitige Sichtbarkeit finanzieller Verpflichtungen
- Deutliche Zeitersparnis durch transparente Genehmigungsworkflows für Bestellanforderungen
- Reduzierte Nacharbeit durch transparente und fehlerfreie Prozesse
