Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 01.01.2025 gilt als elektronische Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt sowie empfangen und verarbeitet werden kann.
Grundlage dafür ist die am 28.06.2017 veröffentlichte EU-Norm EN16931 sowie die E-Rechnungsverordnung (ERechV).
Für Deutschland gelten folgende Formate, welche die Kriterien der Norm EN16931 und der ERechV erfüllen:
- XRechnung: rein maschinenlesbare XML-Rechnung
- ZUGFeRD: ein Hybridformat, welches eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Struktur kombiniert
- Andere strukturierte Formate wie beispielsweise EDI sind ebenfalls zulässig, sofern sie vollständig extrahierbare Meldesätze gemäß UStG liefern.
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Gesetzliche Fristen: Das gilt heute
Abhängig von der Geschäftsart und vom Unternehmensumsatz gelten folgende Fristen für die Umstellung auf E-Rechnung:
- Ab dem 01.01.2027 müssen inländische deutsche Unternehmen ihre Rechnungen im oben genannten elektronischen Format austauschen.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR können die verlängerte Frist zur Umsetzung bis zum 31.12.2027 in Anspruch nehmen.
- Ab dem 01.01.2028 gilt im B2B-Geschäft für alle Unternehmen die Pflicht zur Nutzung der E-Rechnung.
- Im B2G Geschäft ist die E-Rechnung bereits seit 2020 verpflichtend.
SAP DOCUMENT AND REPORTING COMPLIANCE (DRC)
“Mit den Funktionen für Document and Reporting Compliance können Sie elektronische Belege und gesetzliche Berichte anlegen, verarbeiten und überwachen. Dadurch hält Ihr Unternehmen die lokalen gesetzlichen Verpflichtungen ein.“ (SAP)
Die Lösung mit dem SAP DRC ist für verschiedene SAP-Versionen einsetzbar:
- SAP ECC
- SAP S/4HANA
- SAP S/4HANA Cloud
Das SAP DRC ist in allen Versionen ein Cloud Service und wird entsprechend über die Business Technology Platform (BTP) angebunden.
Die Lösung bildet sowohl den direkten B2B-Austausch von Ein- und Ausgangsrechnungen als auch die Übermittlung an Finanzbehörden ab. Das SAP DRC erfüllt weltweit die gesetzlichen E-Rechnungsanforderungen einer Vielzahl von Ländern.
Eine weitere Möglichkeit, die Rechnungen elektronisch auszutauschen, besteht mit Peppol.
Dank CONSILIO konnten wir ein weltweit einheitliches Controlling-Konzept an den größten europäischen Standorten etablieren und unsere CO-Prozesse sowie Stammdaten erfolgreich harmonisieren.
Peppol
Peppol bedeutet Pan-European Public Procurement Online.
Peppol ist ein von einer Non-Profit-Organisation gegründetes Netzwerk. Es hat zum Ziel, grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen elektronisch, standardisiert und automatisiert abzubilden. Ein Teil dessen ist die Übertragung von elektronischen Rechnungen.
Derzeit ist Peppol der einzige Übertragungskanal, der eine automatisierte Maschine-to-Maschine (M2M) Kommunikation sowie einen Massenexport von E-Rechnungen ermöglicht.
Peppol nutzt das sogenannte „Vier-Ecken-Modell“:
Das bedeutet, Sender und Empfänger der E-Rechnung müssen im Peppol Netzwerk registriert sein. Sie sind sogenannten „Sender- oder Empfängerzugriffspunkten“ (Access Points) zugeordnet. Über die Nutzung der Access Points sowie die darüber stattfindende Identifizierung des sendenden und empfangenden Partners wird sichergestellt, dass die Dokumente (E-Rechnungen) korrekt zugestellt werden. Außerdem wird über die Access Points ein Status der Nachrichtenzustellung an den Sender zurückgemeldet.
Gesetzliches Meldewesen & Cockpits
Neben der Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung bietet das SAP DRC außerdem weltweit eine Vielzahl an Lösungen für das gesetzliche Meldewesen.
In beiden Fällen arbeitet das SAP DRC mit Monitoring Cockpits.
Ein Einblick in das E-Document Cockpit zum Monitoring der E-Rechnungen:
Der Aufbau des Cockpits ist in der SAP GUI sowie dem SAP Fiori Launchpad relativ ähnlich: Auf der linken Seite ist eine Übersicht der eingerichteten Länder und Lösungen zu sehen. Von dort bewegen Sie sich im rechten Teil des Cockpits in die Details.
Die Details enthalten eine Liste aller im selektierten Zeitraum erstellten E-Documents. Aus dem Cockpit heraus können unter anderem E-Documents manuell versendet, die XML-Struktur angeschaut, auf den Ursprungsbeleg abgesprungen, Übermittlungshinweise betrachtet und der E-Document-Status eingesehen werden.
Neben der manuellen Versendung ist es ebenfalls möglich, E-Documents automatisiert zu versenden.
Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht: Mit SAP DRC und Peppol können Unternehmen Rechnungen rechtskonform, automatisiert und zukunftssicher austauschen.
Stammdaten und Prozesse
Das SAP DRC greift nicht direkt in ihre bestehenden End-to-End Prozesse ein.
Trotzdem müssen beispielsweise abhängig vom Übertragungsweg der E-Rechnung E-Mailadressen korrekt und SAP DRC konform in den Businesspartnerdaten hinterlegt werden.
Vor dem Einsatz von SAP DRC ist es initial notwendig, verschiedene Mappings zu definieren, damit die aus dem SAP ERP erzeugten Informationen allgemein gültig verarbeitet werden können. Steuerkennzeichen und Zahlwege gehören beispielsweise zu solchen zu definierenden Mappings.
Sie können außerdem kundenindividuell entscheiden, auf welchem Übertragungsweg die E-Rechnung übermittelt werden soll.
Always up to date
Da es sich bei dem SAP DRC um einen Cloud Service handelt, ist sichergestellt, dass ggf. aufkommende geänderte gesetzliche Anforderungen fristgerecht durch die SAP umgesetzt werden. Je nach Systemversion stehen Ihnen diese mit dem nächsten Release Update oder durch den Einbau von SAP Notes zur Verfügung.
