Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, ihr bestehendes SAP ECC-System abzulösen. Spätestens 2030 läuft der Support aus – höchste Zeit also, sich mit den Nachfolgern zu beschäftigen. Mit SAP S/4HANA bietet SAP drei Varianten an, die sich vor allem in Betrieb, Flexibilität und Wartungsaufwand unterscheiden.
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SAP-S/4HANA-Varianten
On-Premise
Die On-Premise-Variante entspricht dem klassischen ERP-Produkt, bei dem der Kunde die Software auf eigener IT-Infrastruktur selbst betreibt. Kunden können das System nach eigenen Bedürfnissen konfigurieren, haben vollen Zugriff auf den Entwicklungscode und können diesen mit Custom Code ergänzen. Die Verantwortung für die Daten und deren Sicherung sowie für Softwareupdates liegt beim Kunden. Daher bietet die On-Premise-Variante von S/4HANA zwar die größtmögliche Individualisierungsmöglichkeit, erfordert aber gleichzeitig den größten Wartungsaufwand.
Private Cloud Edition
SAP S/4HANA Cloud Private Edition ermöglicht eine Cloud-Erfahrung mit einem Funktionsumfang und Upgrade-Flexibilität, die mit SAP S/4HANA On-Premise vergleichbar ist. SAP veröffentlicht jährlich ein neues Software-Release und stellt für dieses sieben Jahre Wartung bereit. Dieses Angebot schützt vorherige Investitionen wie SAP-ECC-Anpassungen, oder Partner-Add-Ons und ermöglicht dem Kunden so eine schrittweise Transformation zu einer reinen SaaS-Landschaft.
Public Cloud Edition
Bei der SAP S/4HANA Cloud Public Edition kümmert sich SAP um den Systembetrieb und die Wartung. Kunden müssen nicht in Hardware investieren und können sofort von den neuesten Innovationen profitieren, die jeden Monat mit minimalen Betriebsunterbrechungen veröffentlicht werden. Vor allem im Finance- und Sales-Bereich ist die Public Cloud funktional gleichwertig zur Private Cloud oder On-Premise-Variante. Insbesondere Innovationen werden zunächst in der Public Cloud ausgeliefert und erst danach für andere Deployment-Varianten zur Verfügung gestellt.
Unterschiede zwischen Public Cloud und Private Cloud
Die spannendste Frage für viele Unternehmen ist: Worin unterscheiden sich eigentlich die beiden Cloud-Varianten? Auf den ersten Blick wirken sie ähnlich – in beiden Fällen lizenziert SAP das System in der Cloud und wird entweder von SAP selbst oder von Hyperscalern wie AWS oder Azure betrieben. Jedoch gibt es im Detail große Unterschiede, die für die Entscheidung ausschlaggebend sein können.
Die Public Edition setzt stark auf Standards. Konfiguration und Anpassung sind bewusst eingeschränkt, damit Unternehmen möglichst schnell starten können. Erweiterungen sind zwar möglich – etwa über In-App- oder Side-by-Side-Erweiterungen – aber eben nicht in dem Umfang der Private Cloud. Auch beim Customizing gibt es klare Grenzen: Änderungen laufen über die Central Business Configuration.
Die Private Edition ist näher an der klassischen On-Premise-Welt. Unternehmen haben hier deutlich mehr Freiheit: von der Erweiterbarkeit über branchenspezifische Inhalte bis hin zu umfangreichen Customizing-Optionen. So lassen sich auch komplexe Geschäftsprozesse abbilden, die über die Standard-Best-Practices hinausgehen.
Ein sichtbarer Unterschied liegt in der Oberfläche. Während Nutzer der Private Cloud zwischen den klassischen SAP-GUI-Transaktionen und modernen Fiori-Apps wählen können, sind Anwender in der Public Cloud auf die Fiori-Oberfläche festgelegt.
Gemeinsamkeiten
Neben den Unterschieden gibt es in den beiden Cloud-Systemen auch Schnittmengen. Im Nachfolgenden werden daher kurz technische und funktionale Gemeinsamkeiten näher erläutert.
Technische Gemeinsamkeiten
Sowohl die Private Cloud als auch die Public Cloud nutzen SAP S/4HANA als Basisplattform. Dadurch stehen die Best Practices als von SAP vordefinierte Prozesse in beiden Systemen zur Verfügung.
Eine weitere Gemeinsamkeit ist die Bereitstellung über die Cloud. Unternehmen benötigen dadurch keine eigene, kostenintensive Serverinfrastruktur, um ihren Mitarbeitern den Zugang zum System zu ermöglichen. Stattdessen haben Anwender die Möglichkeit, standortunabhängig auf SAP S/4HANA zuzugreifen. Dadurch ermöglichen sowohl die Private Cloud als auch die Public Cloud eine hohe Flexibilität für ihre Nutzer.
Funktionale Gemeinsamkeiten
Durch die gemeinsame Basisplattform SAP S/4HANA sind die Grundfunktionen für den Finance-Bereich in der Private Cloud und Public Cloud identisch. Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, das Hauptbuch sowie die Anlagenbuchhaltung stehen dem Anwender in beiden Varianten zur Verfügung.
Eine weitere Gemeinsamkeit sind die integrierten Standardprozesse, die sowohl in der Private Cloud als auch der Public Cloud enthalten sind. Diese Gemeinsamkeit wird besonders in Kapitel Debitorenprozess deutlich.
Beispielprozesse
Zur besseren Veranschaulichung wird im Folgenden je ein Prozess aus der Anlagenbuchhaltung sowie der Debitorenbuchhaltung auf Grundlage der Best Practices der SAP näher betrachtet und im Hinblick auf Gemeinsamkeiten und Unterschiede untersucht. Dabei wird der Anlagenbuchhaltungsprozess zur Veranschaulichung der Unterschiede genutzt, während der Debitorenprozess zur Verdeutlichung der Gemeinsamkeiten dient.
Anlagenbuchhaltungsprozess
Im Bereich der Bewertung von Anlagen gestaltet sich der Prozess in der Public Cloud und Private Cloud unterschiedlich. Ein Beispiel aus der nachträglichen Aktivierung von Anlagen. In der SAP Private Cloud stehen Anwendern erweiterte Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Direkt nach dem Aufruf der App wird beispielsweise der Buchungskreis über ein Popup-Fenster abgefragt. Darüber hinaus können eine Rechnungslegungsvorschrift, die Anlagenklasse sowie eine Kostenstelle hinterlegt werden. Auch die Angabe einer Menge ist möglich – was die Flexibilität bei der Erfassung deutlich erhöht.
In der SAP Private Cloud stehen Anwendern erweiterte Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Direkt nach dem Aufruf der App wird beispielsweise der Buchungskreis über ein Popup-Fenster abgefragt. Darüber hinaus können eine Rechnungslegungsvorschrift, die Anlagenklasse sowie eine Kostenstelle hinterlegt werden. Auch die Angabe einer Menge ist möglich – was die Flexibilität bei der Erfassung deutlich erhöht.
In der SAP Public Cloud hingegen sind diese zusätzlichen Felder nicht verfügbar.
Gemeinsam ist beiden Systemen, dass sowohl Ledger als auch Bewertungsbereich ausgewählt werden können. Ein wesentlicher Unterschied bleibt jedoch: Nur in der Private Cloud kann zusätzlich die Rechnungslegungsvorschrift definiert werden.
Auch in der Darstellung unterscheiden sich die beiden Systeme leicht. In der Private Cloud sind die Eingabefelder auf mehrere Registerkarten verteilt und Anwender können zwischen den einzelnen Reitern wechseln. In der Public Cloud sind alle Felder auf einer Seite verfügbar und können entweder durch Scrollen oder per Klick auf den jeweiligen Abschnitt erreicht werden.
Ein Nachteil in der Private Cloud zeigt sich in der Navigation zwischen den einzelnen Bereichen. Der nächste Reiter lässt sich teilweise erst öffnen, wenn alle obligatorischen Felder im vorherigen Abschnitt ausgefüllt wurden. Das kann im Bedienerlebnis als störend empfunden werden, wenn Nutzer sich an eine andere Reihenfolge der Eintragungen gewöhnt haben.
In der SAP Public Cloud hingegen sind diese zusätzlichen Felder nicht verfügbar.
Gemeinsam ist beiden Systemen, dass sowohl Ledger als auch Bewertungsbereich ausgewählt werden können. Ein wesentlicher Unterschied bleibt jedoch: Nur in der Private Cloud kann zusätzlich die Rechnungslegungsvorschrift definiert werden.
Auch in der Darstellung unterscheiden sich die beiden Systeme leicht. In der Private Cloud sind die Eingabefelder auf mehrere Registerkarten verteilt und Anwender können zwischen den einzelnen Reitern wechseln. In der Public Cloud sind alle Felder auf einer Seite verfügbar und können entweder durch Scrollen oder per Klick auf den jeweiligen Abschnitt erreicht werden.
Ein Nachteil in der Private Cloud zeigt sich in der Navigation zwischen den einzelnen Bereichen. Der nächste Reiter lässt sich teilweise erst öffnen, wenn alle obligatorischen Felder im vorherigen Abschnitt ausgefüllt wurden. Das kann im Bedienerlebnis als störend empfunden werden, wenn Nutzer sich an eine andere Reihenfolge der Eintragungen gewöhnt haben.
Debitorenprozess
Der Debitoren- bzw. Kreditorenprozess weist Gemeinsamkeiten zwischen Private Cloud und Public Cloud auf. Ein Beispiel aus der Verbuchung der Zahlungseingänge:
Im Gegensatz zur Anlagenbuchhaltung ist die Benutzeroberfläche für die Verbuchung von Eingangszahlungen in der SAP Public Cloud und der Private Cloud nahezu identisch aufgebaut. Sowohl die Pflichtfelder als auch deren Anordnung sind in beiden Systemen deckungsgleich. Das hat den Vorteil, dass Anwender bei einem Wechsel von Private Cloud zur Public Cloud keine zusätzliche Einarbeitungszeit in neue Masken oder geänderte Feldbezeichnungen benötigen. Die vertraute Oberfläche sorgt für eine hohe Benutzerakzeptanz und reduziert Widerstände und nachträglichen Schulungsaufwand innerhalb der Debitorenbuchhaltung erheblich.
Dank CONSILIO konnten wir ein weltweit einheitliches Controlling-Konzept an den größten europäischen Standorten etablieren und unsere CO-Prozesse sowie Stammdaten erfolgreich harmonisieren.
Fazit
Gerade im Finanzwesen zeigt sich, wie unterschiedlich die beiden Cloud-Varianten eingesetzt werden können.
Prozesse wie die Debitorenbuchhaltung sind in beiden Systemen recht ähnlich, während sich die Anlagenbuchhaltung in einigen Prozessschritten nicht nur im Oberflächendesign, sondern auch hinsichtlich der Funktionalitäten und Einschränkungen bei der Nutzung der Formulare unterscheidet.
Allgemein fällt außerdem auf, dass die Public Cloud zwar einen deutlich höheren Standardisierungsgrad aufweist, die Möglichkeiten zur Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen jedoch deutlich eingeschränkter sind. Dadurch verliert der Kunde durch die Einführung der Public Cloud möglicherweise einen Teil der Flexibilität, die er aus der Private-Cloud-Lösung kennt.
Für Unternehmen bedeutet das: Die Wahl zwischen Public und Private Cloud sollte nicht nur aus technischer Sicht getroffen werden, sondern immer im Kontext der eigenen Finanzprozesse, der benötigten Flexibilität und der langfristigen Unternehmensstrategie.
Entscheidend sind neben dem Funktionsumfang auch Bedienkomfort, Anpassungsfähigkeit und Unternehmensziele.
